Hệ Thống Quản Lý Kho Hàng (WMS) Là Gì? Lợi Ích & Cách Dùng

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá về Hệ thống quản lý kho hàng (WMS), một công cụ quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kho và đảm bảo khả năng quan sát hàng tồn kho theo thời gian thực. Từ việc nhận hàng đến vận chuyển, WMS đơn giản hóa từng bước trong chuỗi cung ứng. Việc hiểu rõ các loại hình, lợi ích và chi phí của nó là điều thiết yếu cho các doanh nghiệp mong muốn mở rộng một cách hiệu quả.

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng tối ưu hóa luồng hàng tồn kho và hoạt động trong kho để tăng cường hiệu suất và khả năng quan sát (Nguồn: Internet)

Hệ thống quản lý kho hàng – Warehouse Management System (WMS) là một giải pháp phần mềm logistics được thiết kế nhằm cung cấp khả năng quan sát và kiểm soát toàn diện đối với hàng tồn kho và hoạt động kho của một công ty. Nó đơn giản hóa toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng – từ việc nhận hàng tại các trung tâm phân phối đến việc giao hàng lên kệ cửa hàng – bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, sử dụng không gian và phân bổ lao động. Bằng cách phối hợp chuyển động vật liệu và sử dụng tài nguyên theo thời gian thực, WMS nâng cao hiệu quả hoạt động và hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của một chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp.

Quy trình của Hệ thống quản lý kho hàng – WMS hoạt động như thế nào?

Quy trình của Hệ thống quản lý kho hàng – WMS bao gồm một số chức năng chính giúp đảm bảo hiệu quả và độ chính xác trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Dưới đây là cách thức hoạt động của nó:

Nhận hàng: Đây là giai đoạn ban đầu, nơi hàng tồn kho nhập vào được dỡ hàng và kiểm tra so với đơn hàng. WMS xác minh rằng các mặt hàng và số lượng đúng được nhận, giảm thiểu sai sót và đảm bảo ghi chép hàng tồn kho chính xác.
Đặt hàng: Sau khi nhận hàng, WMS chỉ dẫn việc sắp xếp hàng tồn kho vào các vị trí lưu trữ đã được chỉ định. Quy trình này được tối ưu hóa dựa trên các yếu tố như loại sản phẩm và nhu cầu, đảm bảo rằng hàng hóa được lưu trữ ở những khu vực dễ tiếp cận nhất trong kho.
Lưu trữ hàng tồn kho: WMS liên tục theo dõi mức độ và vị trí hàng tồn kho theo thời gian thực. Khả năng này cho phép xác định số lượng hàng tồn kho chính xác và giúp ngăn chặn tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng, có thể gây gián đoạn hoạt động.
Chọn hàng: Khi có đơn hàng, WMS tạo ra danh sách chọn và hướng dẫn nhân viên kho đến các vị trí chính xác của các mặt hàng. Các phương pháp chọn khác nhau, chẳng hạn như chọn theo lô hoặc vùng, có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong giai đoạn này.
Đóng gói: Sau khi các mặt hàng được chọn, WMS hỗ trợ quy trình đóng gói bằng cách đảm bảo rằng các mặt hàng đúng được đóng gói trong bao bì thích hợp. Bước này cũng có thể bao gồm việc tính toán cấu hình đóng gói tối ưu để giảm chi phí vận chuyển.
Vận chuyển: WMS tích hợp với các hệ thống vận chuyển để tự động hóa quy trình tạo nhãn vận chuyển và thông tin theo dõi. Sự tích hợp này đảm bảo rằng các đơn hàng được vận chuyển chính xác và hiệu quả, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Phân bổ: Quy trình này liên quan đến việc phân tích dữ liệu hàng tồn kho để xác định các vị trí lưu trữ sản phẩm hiệu quả nhất. Bằng cách tối ưu hóa phân bổ, WMS có thể cải thiện hiệu quả chọn hàng và giảm thời gian di chuyển của nhân viên kho.
Báo cáo: Một WMS mạnh mẽ cung cấp các khả năng báo cáo chi tiết, cung cấp cái nhìn sâu sắc về mức độ tồn kho, tỷ lệ hoàn tất đơn hàng và hiệu quả hoạt động. Các báo cáo này giúp các nhà quản lý kho đưa ra quyết định thông minh và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Quy trình WMS đơn giản hóa việc nhận hàng, lưu trữ, chọn hàng, đóng gói và vận chuyển để tăng cường độ chính xác và hiệu quả trong kho (Nguồn: Internet)

Các loại phần mềm Hệ thống quản lý kho hàng phổ biến

Một Hệ thống quản lý kho hàng là điều thiết yếu để tối ưu hóa hoạt động kho và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng. Có nhiều loại giải pháp WMS khác nhau, mỗi loại phục vụ cho những nhu cầu kinh doanh khác nhau:

Phần mềm Hệ thống quản lý kho – WMS độc lập

Một WMS độc lập là một ứng dụng phần mềm độc lập, chuyên thiết kế cho việc quản lý hoạt động kho. Loại hệ thống này cung cấp các tính năng đặc biệt được điều chỉnh theo các yêu cầu riêng của các trung tâm phân phối, chẳng hạn như kiểm soát hàng tồn kho tiên tiến và các công cụ quản lý lao động. Các giải pháp WMS độc lập thường rất có lợi cho các doanh nghiệp có hoạt động phức tạp hoặc khối lượng cao, vì chúng cung cấp sự linh hoạt và khả năng mở rộng. Tuy nhiên, chúng có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có và có thể chịu chi phí ban đầu cao hơn do cần cơ sở hạ tầng CNTT riêng biệt.

Phần mềm Hệ thống quản lý kho – WMS tích hợp

Các giải pháp WMS tích hợp là một phần của các hệ thống doanh nghiệp rộng hơn, như Hệ thống Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc Hệ thống Quản lý Chuỗi Cung ứng (SCM). Các hệ thống này giúp chia sẻ dữ liệu liền mạch giữa các chức năng kinh doanh khác nhau, nâng cao hiệu quả hoạt động. Một WMS tích hợp cho phép sự phối hợp tốt hơn giữa các hoạt động kho và các phòng ban khác, chẳng hạn như tài chính và mua sắm. Trong khi loại WMS này đơn giản hóa việc tích hợp và hỗ trợ, nó có thể thiếu một số tính năng nâng cao có trong các hệ thống độc lập, khiến nó ít phù hợp cho những doanh nghiệp có nhu cầu kho bãi đặc biệt.

WMS tích hợp kết nối các hoạt động kho với các hệ thống doanh nghiệp khác, cho phép dòng dữ liệu liền mạch và cải thiện sự phối hợp (Nguồn: Internet)

WMS dựa trên nền tảng đám mây và WMS cài đặt tại chỗ

Khi chọn một WMS, các doanh nghiệp phải quyết định giữa giải pháp dựa trên đám mây và tại chỗ.

WMS Dựa trên Đám Mây: Đây là lựa chọn được lưu trữ trên các máy chủ bên thứ ba. Các giải pháp WMS dựa trên đám mây cung cấp khả năng truy cập cao hơn, khả năng mở rộng và giảm chi phí ban đầu, vì chúng thường hoạt động theo mô hình đăng ký. Chúng cũng giúp giảm gánh nặng bảo trì và cập nhật cho các doanh nghiệp, cho phép quản lý tài nguyên CNTT dễ dàng hơn.
WMS Tại Chỗ: Ngược lại, WMS tại chỗ được cài đặt trên các máy chủ cục bộ trong tổ chức. Lựa chọn này cung cấp sự kiểm soát lớn hơn đối với phần mềm và dữ liệu, điều này có thể rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong các ngành có quy định. Tuy nhiên, nó thường yêu cầu đầu tư vốn lớn vào phần cứng và hỗ trợ CNTT liên tục, khiến nó trở thành một lựa chọn tốn kém hơn trong thời gian dài.

Lợi ích khi sử dụng Hệ thống quản lý kho hàng

Triển khai một Hệ thống quản lý kho hàng có thể nâng cao đáng kể hiệu quả và hiệu suất của hoạt động kho. Dưới đây là một số lợi ích chính:

Nâng cao hiệu quả vận hành

WMS đơn giản hóa các quy trình kho khác nhau, giảm thiểu lao động thủ công và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như theo dõi hàng tồn kho và hoàn tất đơn hàng, doanh nghiệp có thể đạt được thời gian xử lý nhanh hơn và hiệu quả quy trình làm việc tốt hơn.

Tăng độ chính xác trong quản lý tồn kho

Với việc theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và các khả năng quản lý dữ liệu tiên tiến, WMS giảm thiểu sai lệch giữa số liệu ghi nhận và mức hàng thực tế. Độ chính xác này đạt được thông qua các tính năng như quét mã vạch và nhập dữ liệu tự động, giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng và hàng tồn kho thừa.

WMS nâng cao độ chính xác của hàng tồn kho với việc theo dõi theo thời gian thực và tự động hóa thu thập dữ liệu (Nguồn: Internet)

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Bằng cách đảm bảo việc hoàn tất đơn hàng kịp thời và chính xác, WMS trực tiếp góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Thời gian xử lý và vận chuyển nhanh hơn dẫn đến hiệu suất giao hàng tốt hơn, điều này rất quan trọng để duy trì lòng trung thành của khách hàng trong thị trường cạnh tranh ngày nay.

Tiết kiệm chi phí

Triển khai WMS có thể dẫn đến giảm chi phí đáng kể bằng cách tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và giảm chi phí lao động. Hiệu quả thu được từ các quy trình tự động cho phép doanh nghiệp hoạt động với ít nguồn lực hơn trong khi giảm thiểu sai sót có thể dẫn đến việc trả lại và chuyển hàng tốn kém.

Chi phí triển khai hệ thống WMS trong năm 2025

Khi các doanh nghiệp ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động kho hiệu quả, việc hiểu các chi phí liên quan đến một Hệ thống quản lý kho hàng trở nên thiết yếu. Vào năm 2025, bối cảnh giá cả cho các giải pháp WMS bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm các mô hình triển khai, các tính năng, và nhu cầu cụ thể của tổ chức.

Các mô hình giá phổ biến

Các giải pháp WMS thường theo hai mô hình giá chủ yếu: thanh toán theo đăng ký và cấp phép vĩnh viễn. Giá cả theo đăng ký, phổ biến với WMS dựa trên đám mây, liên quan đến mức phí hàng tháng từ $100 đến $500 cho mỗi người dùng, tùy thuộc vào các tính năng và cấp độ dịch vụ được cung cấp. Mô hình này cung cấp tính linh hoạt và chi phí ban đầu thấp hơn, khiến nó hấp dẫn cho nhiều doanh nghiệp.

Mặt khác, cấp phép vĩnh viễn yêu cầu một khoản đầu tư một lần đáng kể, với chi phí dao động từ $2,500 đến hơn $200,000 cho các hệ thống tại chỗ, tùy thuộc vào độ phức tạp và quy mô của hoạt động. Mỗi mô hình đều có những lợi thế riêng và lựa chọn chủ yếu phụ thuộc vào ngân sách và yêu cầu hoạt động của tổ chức.

Giá WMS khác nhau theo mô hình - các gói đám mây cung cấp tính linh hoạt (Nguồn: Internet) — Giá WMS khác nhau theo mô hình – các gói đám mây cung cấp tính linh hoạt (Nguồn: Internet)

Phân tích chi phí chi tiết

Tổng chi phí triển khai WMS bao gồm nhiều thành phần ngoài việc mua phần mềm ban đầu hoặc mức phí đăng ký. Các yếu tố chính bao gồm:

Chi phí thiết lập ban đầu: Những chi phí này có thể thay đổi đáng kể, với các giải pháp dựa trên đám mây trung bình dao động từ $1,000 đến $7,000 cho việc thiết lập, trong khi cài đặt tại chỗ có thể dao động từ $2,000 đến $10,000.
Phí cấp phép: Đối với các hệ thống tại chỗ, phí cấp phép có thể bắt đầu khoảng $2,500 cho mỗi cơ sở, trong khi các hệ thống cấp doanh nghiệp có thể vượt quá $200,000. Các đăng ký dựa trên đám mây thường dao động từ $100 đến $500 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Đào tạo và hỗ trợ: Chi phí đào tạo có thể dao động từ $1,000 đến $5,000, tùy thuộc vào độ phức tạp của hệ thống và số lượng người dùng. Các khoản phí hỗ trợ và bảo trì thường là 10% đến 20% của chi phí cấp phép ban đầu cho các hệ thống tại chỗ, trong khi các giải pháp dựa trên đám mây thường bao gồm hỗ trợ trong mức phí đăng ký của họ.
Tùy chỉnh và tích hợp: Tùy chỉnh WMS để phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể có thể phát sinh thêm chi phí, thường dao động từ $5,000 đến hơn $50,000, tùy thuộc vào độ phức tạp của các yêu cầu.

Cân nhắc về lợi tức đầu tư (ROI)

Đánh giá lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) cho WMS là rất quan trọng để biện minh cho chi tiêu này. Một WMS được triển khai tốt có thể dẫn đến hiệu quả hoạt động đáng kể, giảm chi phí lao động và cải thiện độ chính xác hàng tồn kho, cuối cùng mang lại tiết kiệm chi phí vượt xa khoản đầu tư ban đầu.

Các doanh nghiệp nên xem xét cả tiết kiệm trực tiếp, chẳng hạn như giảm lỗi đơn hàng và cải thiện tỷ lệ hoàn tất, cũng như các lợi ích gián tiếp, chẳng hạn như nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Tính toán ROI liên quan đến việc đánh giá thời gian và tiền bạc tiết kiệm được thông qua việc cải thiện quy trình, điều này có thể cung cấp một lý do thuyết phục cho việc đầu tư vào WMS.

WMS cung cấp ROI mạnh mẽ bằng cách giảm lỗi, cắt giảm chi phí lao động và tăng cường độ chính xác hàng tồn kho và sự hài lòng của khách hàng (Nguồn: Internet)

Mẹo cải thiện hoạt động quản lý kho của bạn

Quản lý kho hiệu quả là điều quan trọng để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả chung. Dưới đây là một số chiến lược để cải thiện các thực hành quản lý kho của bạn:

Tự động hóa càng nhiều càng tốt: Việc triển khai tự động hóa trong kho của bạn có thể đáng kể đơn giản hóa các hoạt động. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như xử lý đơn hàng và theo dõi hàng tồn kho, bạn có thể giảm thiểu lỗi con người và gia tăng tốc độ hoàn tất, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc phức tạp hơn.
Đảm bảo an toàn là ưu tiên hàng đầu: Đặt ưu tiên cho sự an toàn trong kho không chỉ bảo vệ nhân viên mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động. Thiết lập các quy trình an toàn, tiến hành đào tạo định kỳ và thực hiện các cuộc kiểm toán có thể giúp xác định các mối nguy tiềm ẩn và giảm rủi ro tai nạn.
Thực hiện kiểm tra thường xuyên: Các cuộc kiểm tra thường xuyên rất cần thiết để duy trì điều kiện kho tối ưu. Thực hiện các cuộc kiểm toán về độ sạch sẽ, an toàn và chức năng thiết bị giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Ứng dụng hệ thống quản lý kho (WMS): Triển khai một WMS có thể tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và đơn giản hóa quy trình kho. WMS cung cấp khả năng quan sát theo thời gian thực vào mức độ tồn kho, nâng cao độ chính xác của đơn hàng và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể.
Triển khai hệ thống điều khiển kho (WCS): Một WCS tích hợp với WMS của bạn để quản lý thiết bị tự động và tối ưu hóa quy trình làm việc. Hệ thống này giúp phối hợp các nhiệm vụ và cải thiện hiệu suất của các quy trình tự động, cuối cùng dẫn đến việc sử dụng tài nguyên tốt hơn.
Đánh giá các chỉ số hiệu suất (KPI) phù hợp: Đánh giá thường xuyên các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho phép bạn đo lường hiệu quả của các hoạt động kho. Các chỉ số như độ chính xác đơn hàng, vòng quay hàng tồn kho, và tốc độ hoàn tất cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất và làm nổi bật các lĩnh vực cần cải thiện.
Thuê ngoài dịch vụ từ bên thứ ba (3PL): Hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) có thể giúp đơn giản hóa hoạt động kho của bạn. Các 3PL cung cấp chuyên môn trong quản lý logistics, cho phép bạn tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi trong khi họ xử lý kho bãi, hoàn tất đơn hàng và phân phối.

Áp dụng WMS cải thiện độ chính xác hàng tồn kho và đơn giản hóa hoạt động kho để tăng cường hiệu quả (Nguồn: Internet)

Chọn hệ thống WMS phù hợp với doanh nghiệp bạn cùng Keys Logistics

Tại Keys Logistics, chúng tôi hiểu rằng một Hệ thống quản lý kho hàng vững chắc là yếu tố cốt lõi trong việc tối ưu hóa hiệu suất chuỗi cung ứng và đáp ứng nhu cầu của thương mại điện tử hiện đại. Chính vì vậy chúng tôi triển khai các giải pháp WMS tiên tiến – như Oracle NetSuite WMS – nhằm nâng cao độ chính xác hàng tồn kho, giảm thời gian xử lý đơn hàng lên đến 30%, và tối đa hóa hiệu quả kho.

Các trung tâm fulfillment của chúng tôi được định vị chiến lược tại Ontario và các thị trường toàn cầu khác được tích hợp hoàn toàn với các hệ thống đa nền tảng như Shopify, Amazon và TikTok Shop, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đồng bộ hóa đơn hàng và khả năng quan sát hàng tồn kho theo thời gian thực. Cho dù bạn là một startup đang phát triển hay một nhà bán lẻ toàn cầu, Keys Logistics cung cấp triển khai WMS tùy chỉnh và hỗ trợ chuyên gia 24/7 để đảm bảo các hoạt động logistics của bạn không chỉ có khả năng mở rộng mà còn sẵn sàng cho tương lai.

Triển khai một Hệ thống quản lý kho hàng vững chắc là điều thiết yếu cho các doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, và duy trì độ chính xác hàng tồn kho. Khi các chuỗi cung ứng trở nên phức tạp hơn vào năm 2025, việc đầu tư vào WMS phù hợp đảm bảo khả năng mở rộng và lợi thế cạnh tranh. Để tối ưu hóa hoạt động kho của bạn với các giải pháp WMS tiên tiến, hãy liên hệ với Keys Logistics ngay hôm nay và để các chuyên gia của chúng tôi điều chỉnh một chiến lược đáp ứng nhu cầu logistics độc nhất của bạn!