In-house Order Fulfillment Là Gì? Quy Trình Thực Hiện Chi Tiết

In-house order fulfillment giúp các doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn việc lưu kho, đóng gói và vận chuyển hàng hóa. Mô hình thực hiện này có thể mang lại tiết kiệm chi phí, tính linh hoạt và kiểm soát thương hiệu mạnh mẽ – nhưng cũng đi kèm với những thách thức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những ưu điểm, nhược điểm và quy trình của in-house order fulfillment, cùng với các mẹo để xác định xem nó có phải là chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp của bạn hay không.

In-house Order Fulfillment là gì?

In-house order fulfillment là một chiến lược logistics trong đó doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình thực hiện nội bộ bằng cách sử dụng nhân sự, hệ thống và cơ sở lưu trữ của riêng mình. Điều này bao gồm việc giám sát quản lý hàng tồn kho, lấy hàng, đóng gói đơn hàng, vận chuyển và xử lý các đơn hàng trả lại mà không cần phụ thuộc vào các nhà cung cấp bên thứ ba.

Bằng cách lựa chọn in-house order fulfillment, các công ty có được kiểm soát hoàn toàn hoạt động của mình, cho phép linh hoạt hơn, đóng gói tùy chỉnh và trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa. Tuy nhiên, phương pháp này cũng yêu cầu đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng, lao động và công nghệ để đảm bảo hiệu quả và khả năng mở rộng.

In-house fulfillment là khi một doanh nghiệp quản lý tất cả logistics nội bộ để kiểm soát và tùy chỉnh hoàn toàn (Nguồn: Internet)

Ưu và Nhược điểm của In-house Order Fulfillment

In-house order fulfillment mang lại cho các doanh nghiệp thương mại điện tử quyền kiểm soát hoàn toàn hoạt động logistics của họ, nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức đáng kể — đặc biệt là khi thương hiệu mở rộng. Dưới đây là phân tích những lợi ích và bất lợi chính của việc quản lý việc thực hiện nội bộ:

Ưu điểm:

Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Với sự theo dõi toàn bộ hoạt động, các thương hiệu có thể nhanh chóng giải quyết các điểm nghẽn và nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng mà không cần phụ thuộc vào các đối tác bên ngoài.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: In-house fulfillment cho phép đóng gói tùy chỉnh, xử lý đơn hàng chính xác và vận chuyển nhanh chóng — dẫn đến một trải nghiệm khách hàng đồng nhất và mang thương hiệu hơn.
Tiết kiệm chi phí trực tiếp: Bằng cách tránh phí logistics bên thứ ba (3PL) và quản lý việc vận chuyển của riêng mình, các doanh nghiệp có thể thương lượng mức phí vận chuyển tốt hơn và giảm chi phí xử lý.

Nhược điểm:

Chi phí cơ sở hạ tầng cao: Việc thiết lập và duy trì các kho bãi, trang thiết bị và đội ngũ nhân viên có thể tốn kém – đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc đang phát triển.
Gánh nặng hoạt động: Quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và các đơn hàng trả lại nội bộ yêu cầu thời gian và tài nguyên nội bộ đáng kể, có thể làm giảm sự chú ý vào các hoạt động phát triển cốt lõi của doanh nghiệp.

Quy trình In-house Order Fulfillment hoạt động như thế nào?

Quy trình tự thực hiện, còn được gọi là in-house order fulfillment, bao gồm việc quản lý toàn bộ chu kỳ xử lý đơn hàng nội bộ, từ quản lý hàng tồn kho đến vận chuyển. Cách tiếp cận này thường phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa thích việc duy trì kiểm soát đối với hoạt động logistics của mình. Dưới đây là cách mà quy trình này thường diễn ra:

Xử lý đơn hàng: Khi một khách hàng đặt hàng, doanh nghiệp cần nhanh chóng nhận và xử lý đơn hàng đó. Điều này bao gồm việc xác minh thông tin đơn hàng và đảm bảo rằng các mặt hàng có sẵn trong kho. Một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả là điều cần thiết để giảm thiểu tình trạng trì hoãn và lỗi.
Quản lý hàng tồn kho: Các doanh nghiệp cần theo dõi mức hàng tồn kho của mình để đảm bảo họ có thể thực hiện đơn hàng mà không bị hết hàng. Điều này có thể bao gồm các cuộc kiểm tra định kỳ và việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để theo dõi mức hàng tồn kho theo thời gian thực.
Lấy hàng và Đóng gói: Khi đơn hàng đã được xác nhận, bước tiếp theo là lấy các mặt hàng từ kho. Sau khi lấy hàng, các mặt hàng được đóng gói cẩn thận để tránh bị hư hại trong quá trình vận chuyển. Lựa chọn vật liệu đóng gói có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí vận chuyển và sự hài lòng của khách hàng.
Vận chuyển: Sau khi đóng gói, các đơn hàng được gán nhãn và vận chuyển đến khách hàng. Các doanh nghiệp thường cần lựa chọn những nhà vận chuyển đáng tin cậy để đảm bảo giao hàng đúng hạn. Bước này có thể bao gồm việc cung cấp thông tin theo dõi cho khách hàng.
Dịch vụ khách hàng: Trong suốt quy trình thực hiện, việc duy trì liên lạc với khách hàng là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin cập nhật về trạng thái đơn hàng và xử lý bất kỳ thắc mắc hay vấn đề nào có thể phát sinh.

Tự thực hiện có nghĩa là quản lý đơn hàng trong nội bộ, từ hàng tồn kho đến vận chuyển, để có kiểm soát hoàn toàn đối với logistics (Nguồn: Internet)

Khi nào doanh nghiệp của bạn nên sử dụng In-house Fulfillment?

In-house order fulfillment thường là mô hình ưa thích cho các doanh nghiệp giai đoạn đầu hoặc những doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế đang tìm cách duy trì kiểm soát và giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu. Dưới đây là những tình huống phổ biến khi việc tự thực hiện đơn hàng có thể là lựa chọn thực tiễn nhất:

Startups quản lý việc thực hiện độc lập: Các doanh nghiệp mới thường chọn in-house fulfillment để giữ kiểm soát hoàn toàn đối với hoạt động trong khi thiết lập quy trình và tiêu chuẩn nội bộ.
Ngân sách hạn chế: Các doanh nghiệp thiếu tiền có thể không đủ vốn để đầu tư vào dịch vụ thực hiện bên thứ ba, vì vậy việc sử dụng lao động và nguồn lực của chính họ sẽ khả thi hơn.
Khối lượng đơn hàng thấp: Đối với những doanh nghiệp xử lý dưới 50–100 đơn hàng mỗi tháng, chi phí gia công bên ngoài có thể lớn hơn lợi ích, làm cho in-house fulfillment trở thành một lựa chọn tài chính hợp lý hơn.

Các mẹo hàng đầu để thực hiện in-house order fulfillment thành công

Để đạt được thành công trong in-house order fulfillment, các doanh nghiệp cần triển khai những chiến lược hiệu quả để tinh giản hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là một số mẹo hàng đầu cần xem xét:

Sử dụng công nghệ: Triển khai một Hệ thống Quản lý Kho (WMS) mạnh mẽ có thể đáng kể cải thiện việc theo dõi hàng tồn kho và xử lý đơn hàng. Công nghệ này giúp tự động hóa các nhiệm vụ, giảm thiểu sai sót của con người và cung cấp khả năng nhìn thấy theo thời gian thực vào mức hàng tồn kho.
Rà soát kho hàng của bạn: Một không gian lưu trữ được tổ chức tốt là điều quan trọng cho việc lấy và đóng gói hiệu quả. Sử dụng nhãn rõ ràng và các bố cục hợp lý để giảm thiểu thời gian tìm kiếm các mặt hàng. Cân nhắc áp dụng một phương pháp lưu trữ có hệ thống phù hợp với khối lượng đơn hàng và loại sản phẩm của bạn.
Áp dụng hệ thống mã vạch: Việc sử dụng mã vạch cho quản lý hàng tồn kho có thể tinh giản quy trình theo dõi. Công nghệ này cho phép quét sản phẩm nhanh chóng, giảm thời gian dành cho việc nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót trong việc thực hiện đơn hàng.
Giữ một khu vực thực hiện riêng: Xác định một khu vực cụ thể cho các hoạt động thực hiện đơn hàng có thể nâng cao năng suất. Khu vực này nên được trang bị đầy đủ các công cụ và vật liệu cần thiết để tạo điều kiện cho việc đóng gói và vận chuyển hiệu quả.
Thiết lập chính sách vận chuyển rõ ràng: Các chính sách vận chuyển được xác định rõ ràng giúp thiết lập kỳ vọng cho khách hàng về thời gian giao hàng và chi phí. Thông tin này nên được công khai trên trang web của bạn để xây dựng niềm tin và tính minh bạch với khách hàng.
Đào tạo nhân viên của bạn: Đầu tư vào đào tạo cho đội ngũ thực hiện của bạn là điều thiết yếu. Các nhân viên được đào tạo tốt sẽ hiệu quả hơn và có thể xử lý các công việc khác nhau, từ quản lý hàng tồn kho đến dịch vụ khách hàng, một cách hiệu quả.
Theo dõi các chỉ số hiệu suất: Đánh giá thường xuyên các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như độ chính xác của đơn hàng, tốc độ hoàn tất và sự hài lòng của khách hàng. Dữ liệu này có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình thực hiện đơn hàng của bạn.

Chi phí của In-house Order Fulfillment là bao nhiêu?

Chi phí của in-house order fulfillment có thể thay đổi đáng kể dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm quy mô hoạt động, loại sản phẩm đang xử lý và hiệu quả của các quy trình thực hiện. Dưới đây là các thành phần chính góp phần vào tổng chi phí:

Chi phí lao động: Điều này bao gồm tiền lương cho nhân viên tham gia tiếp nhận, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đơn hàng. Chi phí lao động có thể rất lớn, đặc biệt trong các mùa cao điểm khi có thể cần thêm nhân viên.
Chi phí lưu trữ: Các doanh nghiệp cần tính toán các chi phí liên quan đến kho bãi, bao gồm tiền thuê hoặc thanh toán thế chấp cho cơ sở, tiện ích và bảo trì. Chi phí lưu trữ có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí và kích thước của kho.
Chi phí đóng gói: Các vật liệu được sử dụng cho việc đóng gói, chẳng hạn như hộp, băng dính và vật liệu bảo vệ, góp phần vào chi phí thực hiện. Việc lựa chọn đóng gói chất lượng cao có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhưng có thể làm tăng tổng chi phí.
Chi phí vận chuyển: Những chi phí này bao gồm các khoản phí mà các nhà vận chuyển tính để giao hàng đến tay khách hàng. Chi phí vận chuyển có thể biến thiên dựa trên các yếu tố như trọng lượng, kích thước của gói hàng và đích đến.
Công nghệ và phần mềm: Đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho và các công nghệ khác để tinh giản hoạt động có thể phát sinh chi phí thiết lập ban đầu, nhưng có thể mang lại tiết kiệm lâu dài bằng cách cải thiện hiệu quả.
Chi phí chung: Các chi phí bổ sung như bảo hiểm, bảo trì thiết bị và chi phí hành chính cũng nên được tính vào ngân sách tổng thể cho thực hiện.

Trung bình, các doanh nghiệp có thể thấy rằng tổng chi phí thực hiện nội bộ của họ khoảng $5,615 mỗi tháng, tương đương với khoảng $14.04 mỗi đơn hàng, tùy thuộc vào khối lượng đơn hàng được xử lý.

Chi phí của in-house fulfillment bao gồm lao động, lưu trữ, đóng gói, vận chuyển, công nghệ và chi phí chung - thay đổi theo quy mô và hiệu quả (Nguồn: Internet) — Chi phí của in-house fulfillment bao gồm lao động, lưu trữ, đóng gói, vận chuyển, công nghệ và chi phí chung – thay đổi theo quy mô và hiệu quả (Nguồn: Internet)

In-house Fulfillment vs. Outsourced Fulfillment: Đâu là lựa chọn đúng cho doanh nghiệp của bạn?

Việc lựa chọn giữa in-house order fulfillment và outsourcing phụ thuộc vào khả năng hoạt động của doanh nghiệp, đường lối tăng trưởng và mục tiêu dài hạn của bạn. Mỗi mô hình đều có những lợi thế và thách thức riêng, và giải pháp phù hợp nên tương thích với nhu cầu hiện tại và kế hoạch trong tương lai của bạn. Hãy xem xét các yếu tố sau:

Khối lượng đơn hàng & ngân sách: In-house fulfillment có thể phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng thấp và ngân sách hạn chế, trong khi những người bán có khối lượng cao có thể hưởng lợi từ khả năng mở rộng và hiệu quả chi phí của một nhà cung cấp 3PL.
Tài nguyên & cơ sở hạ tầng: Các doanh nghiệp có không gian kho bãi hiện tại, nhân viên đã qua đào tạo và chuyên môn logistics có thể quản lý việc thực hiện một cách thành công. Những doanh nghiệp thiếu các tài nguyên này có thể thấy việc gia công bên ngoài là thực tiễn hơn.
Kỳ vọng của khách hàng: Nếu giao hàng nhanh và tiêu chuẩn dịch vụ cao là điều thiết yếu, việc gia công cho một nhà cung cấp thực hiện có mạng lưới established có thể cải thiện hiệu suất.
Kiểm soát thương hiệu so với khả năng mở rộng: In-house fulfillment cho phép đóng gói tùy chỉnh và trải nghiệm thương hiệu, trong khi outsourcing cung cấp sự linh hoạt, phạm vi quốc tế và mở rộng thị trường.
Thử nghiệm & điều chỉnh: Các doanh nghiệp có thể chạy các chương trình thử nghiệm với 3PL hoặc sử dụng mô hình kết hợp để cân bằng kiểm soát và khả năng mở rộng, thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu theo thời gian.

Cuối cùng, cho dù bạn chọn in-house order fulfillment hay giải pháp bên thứ ba, việc thường xuyên xem xét hiệu suất thực hiện của bạn và điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi là điều cốt yếu để duy trì thành công thương mại điện tử lâu dài.

Chọn in-house để kiểm soát hoặc thuê ngoài để mở rộng - khớp mô hình thực hiện của bạn với tài nguyên, khối lượng đơn hàng và mục tiêu tăng trưởng (Nguồn: Internet) — Chọn in-house để kiểm soát hoặc thuê ngoài để mở rộng – khớp mô hình thực hiện của bạn với tài nguyên, khối lượng đơn hàng và mục tiêu tăng trưởng (Nguồn: Internet)

Lựa chọn thay thế cho in-house fulfillment: Thuê ngoài dịch vụ thực hiện với Keys Logistics

Trong khi in-house order fulfillment mang lại kiểm soát và tính linh hoạt, nó có thể tốn nhiều thời gian và chi phí khi doanh nghiệp của bạn mở rộng. Đây là lúc Keys Logistics xuất hiện – cung cấp một giải pháp thông minh, có thể mở rộng và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp thương mại điện tử muốn tinh giản hoạt động của họ. Với nhiều năm kinh nghiệm và cách tiếp cận dựa trên công nghệ, chúng tôi giúp các thương hiệu chuyển từ thực hiện thủ công sang giải pháp thuê ngoài liền mạch được thiết kế cho sự phát triển.

Tại sao nên thuê ngoài với Keys Logistics?

Hệ thống thực hiện thông minh: Công nghệ của chúng tôi tối ưu hóa việc lưu trữ hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và quy trình giao hàng để giảm chi phí và tăng tốc độ thực hiện.
Vị trí kho bãi chiến lược: Với các trung tâm thực hiện tại Ontario (Mỹ) và các trung tâm thương mại toàn cầu khác, chúng tôi giúp giảm thiểu thời gian giao hàng và chi phí logistics.
Tích hợp nhiều nền tảng: Dễ dàng đồng bộ hóa với Shopify, Amazon, eBay, TikTok Shop và nhiều hơn nữa – đảm bảo hoạt động suôn sẻ và theo dõi đơn hàng chính xác.
Giải pháp logistics tùy chỉnh: Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tùy chỉnh như đóng gói thương hiệu, gán nhãn và các tùy chọn vận chuyển linh hoạt để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
Hỗ trợ khách hàng 24/7: Đội ngũ hỗ trợ tận tâm của chúng tôi luôn sẵn sàng để giải quyết nhanh chóng các vấn đề và đảm bảo trải nghiệm khách hàng luôn tốt nhất.
Độ tin cậy đã được chứng minh: Với hơn 10 triệu đơn hàng được xử lý hàng năm và tỷ lệ giao hàng đúng hạn 99.5%, Keys Logistics được cả các thương hiệu mới nổi và các doanh nghiệp toàn cầu tin cậy.
Xây dựng trên chất lượng và đổi mới: Dựa vào khung QUEST của chúng tôi (Chất lượng, Thống nhất, Kinh nghiệm, Dịch vụ, Công nghệ), chúng tôi liên tục nâng cao hoạt động của mình để mang lại hiệu suất logistics hàng đầu.

In-house order fulfillment mang lại kiểm soát lớn hơn, tính linh hoạt trong hoạt động và tiềm năng tiết kiệm chi phí – nhưng cũng đòi hỏi quản lý tài nguyên cẩn thận và tối ưu hóa quy trình. Bằng cách cân nhắc các ưu điểm và nhược điểm, hiểu quy trình và xác định thời điểm thích hợp để triển khai thực hiện tự thực hiện, các doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược logistics của mình để phù hợp với giai đoạn phát triển và kỳ vọng của khách hàng. Dù bạn đang so sánh in-house với thuê ngoài, hoặc lập kế hoạch cho sự mở rộng trong tương lai, việc điều chỉnh các lựa chọn thực hiện với mục tiêu kinh doanh của bạn là chìa khóa để thành công lâu dài.

Nhận sự tư vấn chuyên sâu và giải pháp có thể mở rộng với Keys Logistics – đối tác đáng tin cậy của bạn trong quản lý chuỗi cung ứng hiện đại. Hãy liên hệ ngay hôm nay và khám phá cách chúng tôi có thể hỗ trợ sự phát triển của bạn, từng bước một.