E-commerce Fulfillment Là Gì? Quy Trình Vận Hành & Chi Phí

Trong lĩnh vực bán lẻ trực tuyến, dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử đóng vai trò thiết yếu, là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng và là yếu tố quyết định đến sự hài lòng của khách hàng cũng như hiệu quả vận hành tổng thể. Từ khâu tiếp nhận hàng tồn kho đến khi giao hàng tận tay người tiêu dùng, một quy trình hoàn tất được tối ưu hóa sẽ đảm bảo độ chính xác, tốc độ và chi phí hợp lý.

Trong bối cảnh thị trường số cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, tối ưu hóa quy trình hoàn tất đơn hàng không chỉ giúp cải thiện trải nghiệm mua sắm mà còn là đòn bẩy để nâng cao biên lợi nhuận và xây dựng lòng trung thành thương hiệu. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về cách hoạt động của dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử, các chiến lược ứng dụng hiệu quả, yếu tố chi phí, cũng như các tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn được mô hình phù hợp nhất.

Hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử (Ecommerce Fulfillment) là gì?

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử là một quy trình logistics khép kín, diễn ra sau khi đơn hàng được xác nhận từ nền tảng bán hàng trực tuyến. Mục tiêu của dịch vụ này là đảm bảo sản phẩm chính xác được giao đến đúng khách hàng, đúng thời gian, trong điều kiện nguyên vẹn. Quy trình hoàn tất hiệu quả chính là nền tảng để doanh nghiệp duy trì mức độ hài lòng cao và vận hành ổn định.

Các thành phần cơ bản của dịch vụ hoàn tất đơn hàng bao gồm:

• Tiếp nhận hàng tồn kho từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.

• Lưu kho và bảo quản sản phẩm trong môi trường phù hợp với từng loại hàng hóa.

• Xử lý đơn hàng: chọn đúng sản phẩm theo đơn, đóng gói cẩn thận, đảm bảo tiêu chuẩn vận chuyển.

• Vận chuyển hàng hóa đến khách hàng trong thời gian cam kết.

• Xử lý đổi trả: tiếp nhận hàng hoàn, kiểm tra, tái lưu kho hoặc xử lý theo yêu cầu.

Dịch vụ hoàn tất thương mại điện tử không đơn thuần là vận hành kho – mà là toàn bộ chuỗi hoạt động giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác, kịp thời và đáng tin cậy trong từng đơn hàng.

Ecommerce Fulfillment giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận như thế nào?

Việc triển khai hiệu quả một chiến lược hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử – Ecommerce Fulfillment mang lại tác động trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp thông qua:

• Tối ưu quy trình vận hành logistics, giảm chi phí cố định và chi phí đơn hàng.

• Tăng tốc độ xử lý, giúp rút ngắn thời gian từ đặt hàng đến giao hàng.

• Giảm lỗi và sai sót, đặc biệt trong khâu chọn – đóng gói – vận chuyển.

• Quản lý tồn kho hiệu quả, tối ưu vòng quay hàng hóa và giảm thiểu hàng tồn lâu ngày.

Theo báo cáo từ McKinsey & Company, các doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống hoàn tất hiện đại có thể cắt giảm đến 30% chi phí logistics, đồng thời nâng cao độ chính xác và tốc độ giao hàng – hai yếu tố then chốt thúc đẩy tỷ lệ mua lại và lòng trung thành khách hàng.

Ngoài ra, việc hợp tác với các nhà cung cấp logistics bên thứ ba (3PL) còn cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng kho bãi, từ đó nâng cao ROI dài hạn. Như vậy, hoàn tất đơn hàng không chỉ là hoạt động hậu cần – mà còn là công cụ chiến lược để tối ưu hóa lợi nhuận bền vững.

Quy trình E-fulfillment hoạt động ra sao?

Quy trình E-fulfillment là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng thương mại điện tử, bao gồm nhiều bước liên tục nhằm đảm bảo đơn hàng được xử lý chính xác và giao đến tay khách hàng đúng thời gian. Dưới đây là tổng quan chi tiết về từng giai đoạn trong quy trình này:

Tiếp nhận hàng tồn kho

Quy trình bắt đầu từ việc tiếp nhận hàng hóa tại trung tâm hoàn tất. Hàng tồn kho được gửi đến từ các nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất sẽ được kiểm tra cẩn thận để xác minh số lượng, chất lượng và đối chiếu với tài liệu như ASN (Advanced Shipping Notice). Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được nhận đúng chủng loại, đúng quy cách, tránh phát sinh sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng sau này.

Bất kỳ sự chênh lệch, hư hỏng hoặc thiếu sót nào sẽ được phát hiện và xử lý ngay ở bước này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tồn kho trước khi lưu trữ.

Lưu kho

Sau khi kiểm tra và xác nhận, hàng hóa được đưa vào lưu trữ tại kho. Quá trình lưu kho bao gồm hai hoạt động chính:

• Lưu trữ hàng hóa: Hàng hóa được phân loại và lưu trữ trong điều kiện tối ưu, phù hợp với đặc điểm từng loại sản phẩm (ví dụ: hàng dễ vỡ, hàng cần kiểm soát nhiệt độ…). Việc bố trí khoa học giúp dễ dàng tiếp cận, tiết kiệm thời gian chọn hàng.

• Quản lý tồn kho: Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) để theo dõi tồn kho theo thời gian thực, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tái đặt hàng kịp thời, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa, đảm bảo luồng hàng hóa vận hành mượt mà.

Thu gom và đóng gói (Pick & Pack)

Ngay sau khi đơn hàng được khách hàng đặt thành công, hệ thống sẽ tự động kích hoạt quy trình xử lý:

• Thu  (picking): Nhân viên chọn hàng lấy đúng sản phẩm từ vị trí lưu kho theo danh sách đặt hàng.

• Đóng gói (packing): Sản phẩm được đóng gói kỹ lưỡng bằng vật liệu phù hợp để đảm bảo an toàn khi vận chuyển. Đồng thời, đơn hàng cũng sẽ được dán nhãn và chuẩn bị cho việc giao nhận.

Bước này đòi hỏi độ chính xác cao để tránh gửi nhầm hàng hoặc hư hại sản phẩm trong quá trình giao hàng.

Vận chuyển

Sau khi đóng gói hoàn tất, đơn hàng sẽ được chuyển đến bộ phận vận chuyển. Trung tâm hoàn tất sẽ tạo nhãn vận chuyển và lựa chọn đơn vị vận chuyển tối ưu dựa trên chi phí, thời gian giao hàng và khu vực giao nhận.

Các đơn vị e-fulfillment thường hợp tác với nhiều đối tác vận chuyển (UPS, FedEx, USPS, DHL, v.v.) để đa dạng hóa lựa chọn, tăng độ linh hoạt trong dịch vụ giao hàng và giảm thiểu độ trễ. Phần lớn các đơn hàng sẽ được cập nhật mã tracking tự động để khách hàng và nhà bán theo dõi lộ trình.

Xử lý hoàn trả 

Hoàn trả là phần không thể thiếu trong vận hành thương mại điện tử. Một hệ thống xử lý hoàn trả hiệu quả sẽ:

• Tiếp nhận và kiểm tra sản phẩm bị hoàn trả.

• Đánh giá khả năng tái sử dụng (tái lưu kho hoặc thanh lý).

• Tiến hành hoàn tiền, đổi hàng hoặc các hình thức xử lý theo chính sách đã công bố với khách hàng.

Việc xây dựng một quy trình hoàn trả rõ ràng, minh bạch không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng niềm tin và sự hài lòng của khách hàng.

Làm thế nào để thực hiện Ecommerce Fulfillment? 5 mô hình phổ biến

Việc lựa chọn mô hình hoàn tất đơn hàng phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn quyết định đến năng lực vận hành, khả năng mở rộng và trải nghiệm người dùng. Dưới đây là 5 giải pháp phổ biến mà doanh nghiệp có thể cân nhắc:

Hoàn tất đơn hàng nội bộ (In-house fulfillment)

Hoàn tất đơn hàng nội bộ là phương án doanh nghiệp tự chủ hoàn toàn quy trình thực hiện đơn hàng – từ lưu kho, quản lý hàng tồn đến đóng gói, vận chuyển và xử lý hoàn trả – bằng chính nguồn lực và cơ sở hạ tầng hiện có của công ty. Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn duy trì kiểm soát tối đa đối với hoạt động vận hành và chất lượng dịch vụ giao hàng.

Lợi ích:

• Kiểm soát toàn diện: Doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ mọi khâu trong chuỗi cung ứng, từ quy trình xử lý đơn hàng, bao bì đóng gói đến trải nghiệm khách hàng cuối cùng, giúp đảm bảo tính nhất quán và cá nhân hóa thương hiệu.

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Đối với các doanh nghiệp có lưu lượng đơn hàng lớn và đã đầu tư bài bản về hạ tầng kho bãi, việc tự thực hiện giúp tiết kiệm đáng kể chi phí dịch vụ của bên thứ ba và tối ưu nguồn lực nội bộ.

Hạn chế:

• Yêu cầu nguồn lực lớn: Mô hình này đòi hỏi đầu tư đáng kể vào hệ thống kho, phần mềm quản lý (WMS), nhân sự vận hành, trang thiết bị và quy trình kiểm soát chất lượng, đặc biệt khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh.

• Khó mở rộng quy mô linh hoạt: Khi số lượng đơn hàng tăng đột biến theo mùa vụ hoặc thị trường mới, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô nếu thiếu nền tảng công nghệ và nhân lực phù hợp.

Hoàn tất đơn hàng nội bộ phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn kiểm soát toàn bộ chuỗi logistics, đồng thời tiết giảm chi phí dài hạn – tuy nhiên cần đảm bảo khả năng vận hành bền vững và có thể mở rộng khi cần thiết.

Thuê ngoài – bên thứ ba 3PL (Outsource fulfillment)

Hình thức này cho phép doanh nghiệp hợp tác với một đơn vị logistics chuyên nghiệp bên ngoài để thực hiện toàn bộ hoặc một phần quy trình hoàn tất đơn hàng. Các nhà cung cấp 3PL thường sở hữu hệ thống kho bãi, công nghệ, mạng lưới vận chuyển và kinh nghiệm quản lý hiện đại, giúp khách hàng tối ưu hóa hiệu quả chuỗi cung ứng.

Lợi ích:

• Tận dụng chuyên môn: Các đối tác 3PL có kinh nghiệm sâu rộng trong xử lý logistics, giúp rút ngắn thời gian giao hàng, giảm tỷ lệ lỗi và cải thiện trải nghiệm người nhận hàng.

• Linh hoạt trong mở rộng: Doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thu hẹp quy mô vận hành tùy theo nhu cầu kinh doanh mà không cần đầu tư thêm hạ tầng hay nhân sự nội bộ.

Hạn chế:

• Giảm khả năng kiểm soát: Việc giao toàn bộ quy trình cho bên thứ ba có thể khiến doanh nghiệp khó theo dõi sát sao chất lượng dịch vụ, quy cách đóng gói hoặc phản hồi từ khách hàng.

• Chi phí phụ trội: Mặc dù giúp giảm đầu tư ban đầu, dịch vụ 3PL có thể phát sinh thêm nhiều khoản chi phí như phí lưu kho theo ngày, phí dịch vụ tùy chỉnh hoặc phụ phí theo mùa cao điểm.

Thuê ngoài dịch vụ logistics là giải pháp phù hợp với các doanh nghiệp muốn tập trung vào chiến lược bán hàng, marketing và phát triển sản phẩm, trong khi vẫn duy trì khả năng vận hành chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí quản lý trực tiếp.

Hoàn tất đơn hàng bởi Amazon – Fulfillment by Amazon (FBA) 

Fulfillment by Amazon (FBA) là dịch vụ hoàn tất đơn hàng do Amazon cung cấp, cho phép người bán gửi sản phẩm đến các trung tâm hoàn tất của Amazon. Tại đây, Amazon sẽ xử lý toàn bộ khâu lưu kho, đóng gói, giao hàng, chăm sóc khách hàng và hoàn trả.

Lợi ích:

• Tận dụng hệ thống logistics toàn cầu của Amazon: Người bán được hưởng lợi từ hạ tầng kho vận rộng lớn, tốc độ giao hàng nhanh và tiêu chuẩn xử lý đơn hàng chuyên nghiệp của Amazon.

• Tăng uy tín và doanh số: Sản phẩm FBA đủ điều kiện gắn nhãn Prime, giúp tăng khả năng hiển thị và được người tiêu dùng tin tưởng hơn, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng.

Hạn chế:

• Chi phí cao: Dịch vụ FBA tính nhiều loại phí – từ lưu kho, hoàn tất đến xử lý hoàn trả – có thể làm giảm biên lợi nhuận của người bán nếu không tính toán kỹ.

• Giới hạn quyền kiểm soát: Người bán khó kiểm soát hình ảnh thương hiệu, bao bì đóng gói và trải nghiệm giao hàng, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt các chính sách của Amazon.

FBA là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp ưu tiên tốc độ, độ tin cậy và khả năng mở rộng nhanh trong hệ sinh thái Amazon – tuy nhiên cần có chiến lược tài chính và quản lý tồn kho chặt chẽ để tối ưu hiệu quả đầu tư.

Hoàn tất kết hợp (Hybrid fulfillment)

Mô hình hoàn tất kết hợp (Hybrid fulfillment) là sự pha trộn linh hoạt giữa hai hình thức: tự hoàn tất nội bộ và thuê ngoài (3PL hoặc nền tảng như Amazon FBA). Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện một phần quy trình trong nhà – ví dụ như xử lý các đơn hàng chủ lực hoặc hàng hóa cần cá nhân hóa – trong khi các đơn hàng khác được giao cho đối tác logistics để đảm bảo hiệu suất và khả năng mở rộng.

Lợi ích:

• Tối đa hóa tính linh hoạt: Doanh nghiệp có thể linh hoạt phân bổ đơn hàng dựa trên địa lý, loại sản phẩm hoặc lưu lượng đặt hàng, từ đó tối ưu chi phí và thời gian xử lý.

• Tận dụng lợi thế kép: Vừa tận dụng khả năng kiểm soát và cá nhân hóa từ hoàn tất nội bộ, vừa khai thác năng lực logistics mạnh mẽ từ đơn vị 3PL hoặc nền tảng lớn như Amazon.

Hạn chế:

• Tăng độ phức tạp trong quản lý: Việc đồng thời vận hành hai hệ thống hoàn tất đòi hỏi quy trình phối hợp rõ ràng, minh bạch về dữ liệu và khả năng tích hợp hệ thống mạnh mẽ (OMS, WMS).

• Yêu cầu phân bổ nguồn lực chính xác: Nếu không quản lý hiệu quả, mô hình này dễ dẫn đến lãng phí tài nguyên, chồng chéo nhiệm vụ hoặc làm gián đoạn chuỗi cung ứng.

Hoàn tất đơn hàng kết hợp là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đa kênh, có danh mục sản phẩm đa dạng hoặc hoạt động tại nhiều thị trường. Tuy nhiên, mô hình này chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi doanh nghiệp có hệ thống quản trị đồng bộ và chiến lược vận hành rõ ràng.

Dropshipping

Dropshipping là mô hình hoàn tất đơn hàng đặc biệt trong đó nhà bán lẻ không lưu kho sản phẩm. Thay vào đó, khi có đơn hàng, thông tin sẽ được chuyển trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, và chính họ sẽ thực hiện việc đóng gói, vận chuyển đến khách hàng cuối cùng. Doanh nghiệp chỉ đóng vai trò trung gian bán hàng.

Lợi ích:

• Chi phí vận hành thấp: Không cần đầu tư kho bãi, chi phí lưu kho hay nhân sự logistics, dropshipping đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc muốn kiểm nghiệm sản phẩm mới.

• Đa dạng hóa danh mục sản phẩm: Do không bị giới hạn bởi năng lực lưu kho, doanh nghiệp có thể nhanh chóng mở rộng danh mục hàng hóa, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường mà không rủi ro tồn kho.

Hạn chế:

• Biên lợi nhuận thấp: Do cạnh tranh cao và phụ thuộc vào nhà cung cấp, mức chênh lệch giá thường thấp hơn các mô hình truyền thống.

• Kiểm soát kém chất lượng và dịch vụ: Nhà bán khó kiểm soát thời gian giao hàng, chất lượng bao bì, sản phẩm và khâu xử lý hoàn trả – điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng.

Dropshipping là mô hình linh hoạt, giúp giảm rào cản gia nhập thị trường cho các nhà bán mới. Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng rõ ràng và tập trung vào chiến lược marketing – thương hiệu bền vững.

Chi phí cho Ecommerce Fulfillment là bao nhiêu?

Chi phí cho dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử (ecommerce fulfillment) bao gồm nhiều yếu tố và có thể dao động tùy theo nhà cung cấp logistics bên thứ ba (3PL), vị trí địa lý của trung tâm hoàn tất và các dịch vụ cụ thể mà doanh nghiệp sử dụng. Mặc dù mức phí chọn và đóng gói cơ bản có thể bắt đầu từ khoảng 0,20 USD cho mỗi mặt hàng, nhưng đây chỉ là một phần nhỏ trong tổng cấu trúc chi phí. Để tính toán chính xác tổng chi phí, doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ các thành phần sau:

• Phí nhận hàng: Tính theo mức độ công việc cần thực hiện để dỡ hàng và kiểm đếm hàng hóa nhập kho.

• Phí lưu trữ hàng tồn kho: Tính theo diện tích sử dụng (pallet, kệ, thùng) và có thể bao gồm chi phí sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS).

• Chi phí chọn hàng và đóng gói: Dựa trên công việc lấy hàng từ kho và đóng gói theo đơn, tính phí trên mỗi mặt hàng hoặc mỗi đơn hàng.

• Chi phí vật liệu đóng gói: Bao gồm hộp, túi, tem nhãn – đặc biệt có thể tăng nếu sử dụng bao bì in ấn thương hiệu hoặc vật liệu thân thiện môi trường.

• Chi phí kitting: Phí bổ sung nếu yêu cầu đóng gói nhiều sản phẩm vào cùng một bộ sản phẩm hoặc lắp ráp các thành phần.

• Phí xử lý hoàn trả: Tính cho việc kiểm tra, tái lưu kho hoặc loại bỏ hàng hóa bị trả về.

• Phí vận chuyển: Tùy thuộc vào địa điểm nhận hàng, khối lượng, kích thước gói, thời gian vận chuyển và đối tác vận chuyển được chọn.

Tổng chi phí có thể thay đổi lớn tùy thuộc vào khối lượng đơn hàng, đặc điểm sản phẩm, độ phức tạp trong đóng gói và yêu cầu dịch vụ của doanh nghiệp.

Dịch vụ Ecommerce Fulfillment 3PL có phù hợp với doanh nghiệp  bạn không? Lợi ích là gì?

Hợp tác với đơn vị 3PL (Third-Party Logistics) là một bước đi chiến lược giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử tinh giản vận hành, tiết kiệm chi phí và mở rộng quy mô nhanh chóng. Dưới đây là các lợi ích nổi bật mà doanh nghiệp nên cân nhắc:

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Việc thuê ngoài hoạt động hoàn tất giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào các lĩnh vực cốt lõi như marketing, phát triển sản phẩm, và xây dựng thương hiệu. Doanh nghiệp không cần lo lắng về quản lý kho, tuyển dụng nhân sự hoàn tất, hay xử lý hàng hóa mỗi ngày – tất cả đã được 3PL đảm nhận.

Giảm chi phí vận chuyển

Các đơn vị 3PL thường có mạng lưới trung tâm hoàn tất phân bổ hợp lý, giúp rút ngắn khoảng cách giao hàng và tiết kiệm chi phí vận chuyển. Đồng thời, nhờ khối lượng vận chuyển lớn, họ có thể đàm phán mức giá ưu đãi với các hãng vận chuyển và chuyển lợi ích này cho khách hàng.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng nhờ dịch vụ 3PL chuyên nghiệp

Một đơn vị 3PL chuyên nghiệp có hệ thống xử lý đơn hàng hiện đại, đảm bảo hàng hóa được đóng gói chính xác, giao hàng đúng hẹn và xử lý hoàn trả mượt mà. Điều này nâng cao sự hài lòng, giữ chân khách hàng lâu dài và gia tăng tỷ lệ mua lại.

Mở rộng thị trường nhờ mạng lưới kho hàng của 3PL

Với hệ thống kho hàng trải rộng, 3PL giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tại nhiều khu vực mà không cần đầu tư cơ sở hạ tầng mới. Đặc biệt, đây là giải pháp tối ưu để thử nghiệm mở rộng ra thị trường quốc tế với chi phí và rủi ro thấp hơn.

Khi nào nên chuyển sang mô hình Ecommerce Fulfillment?

Dưới đây là những dấu hiệu phổ biến cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc nên hợp tác với đơn vị fulfillment bên ngoài:

• Không thể đáp ứng đơn hàng kịp thời: Khi lượng đơn vượt quá khả năng xử lý của đội ngũ nội bộ.

• Nhu cầu giao hàng nhanh hơn: Khách hàng kỳ vọng giao hàng trong ngày hoặc hôm sau, điều mà mạng lưới kho hiện tại không đáp ứng được.

• Chi phí vận hành tăng cao: Các chi phí về kho bãi, nhân công và vận hành ảnh hưởng tới biên lợi nhuận.

• Kế hoạch mở rộng thị trường: Khi muốn thâm nhập vào các khu vực địa lý mới nhưng thiếu cơ sở hạ tầng hỗ trợ.

• Thiếu chuyên môn logistics: Đội ngũ nội bộ không có kinh nghiệm hoặc không đủ nguồn lực để vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả.

Cách chọn nhà cung cấp dịch vụ Ecommerce Fulfillment phù hợp

Việc lựa chọn đúng đối tác fulfillment không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần đánh giá khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử:

Kho của họ đặt ở đâu?

Vị trí của các trung tâm hoàn tất ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí giao hàng. Những nhà cung cấp có hệ thống kho bãi được bố trí chiến lược tại các khu vực gần với thị trường mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn khoảng cách giao vận, giảm chi phí logistics và cải thiện tốc độ giao hàng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các thương hiệu hướng đến dịch vụ giao hàng nhanh hoặc mở rộng ra thị trường quốc tế.

Họ có thể xử lý những loại sản phẩm nào?

Không phải đơn vị fulfillment nào cũng phù hợp với mọi loại hàng hóa. Một số chuyên về sản phẩm thời trang, trong khi những đơn vị khác lại mạnh về mặt hàng điện tử, mỹ phẩm hoặc hàng dễ hỏng. Việc hiểu rõ năng lực xử lý của đối tác sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình vận hành, từ khâu lưu kho đến đóng gói và giao hàng. Ngoài ra, nếu sản phẩm cần đóng gói đặc biệt hoặc điều kiện bảo quản riêng biệt (như kiểm soát nhiệt độ, chống va đập…), hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp có thể đáp ứng yêu cầu đó một cách chuyên nghiệp.

Họ có thể xử lý khối lượng đơn hàng của bạn không?

Với các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh hoặc có mùa cao điểm rõ rệt như lễ hội, sale lớn, sự kiện thương mại…, năng lực mở rộng quy mô của nhà cung cấp fulfillment cần được xem xét kỹ. Một đối tác lý tưởng phải có khả năng xử lý linh hoạt khi đơn hàng tăng đột biến, đồng thời vẫn đảm bảo SLA về thời gian và chất lượng dịch vụ. Hãy tìm hiểu xem họ có ứng dụng công nghệ tự động hóa trong quá trình chọn – đóng gói – vận chuyển không, và họ có từng vận hành thành công các chiến dịch lớn nào chưa.

Họ có hỗ trợ bao nhiêu mã SKU?

Mỗi SKU (Stock Keeping Unit) đại diện cho một biến thể sản phẩm riêng biệt – ví dụ như kích cỡ, màu sắc hoặc mẫu mã – do đó, số lượng SKU mà một nhà cung cấp có thể xử lý ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng mở rộng danh mục sản phẩm của bạn. Một số đơn vị fulfillment có giới hạn rõ ràng về số lượng SKU có thể tiếp nhận, điều này có thể gây khó khăn trong quản lý hàng tồn hoặc ra mắt sản phẩm mới. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đối tác fulfillment có thể linh hoạt xử lý cả khối lượng SKU hiện tại lẫn các kế hoạch phát triển trong tương lai mà không ảnh hưởng đến hiệu suất.

Chính sách thất thoát hàng hóa (shrinkage) của họ ra sao?

Chính sách thất thoát hàng hóa (shrinkage) đề cập đến các trường hợp hàng tồn kho bị mất mát do trộm cắp, hư hại hoặc sai lệch trong quản lý. Một số trung tâm hoàn tất có tỷ lệ thất thoát cho phép (ví dụ 0.5–1%) và sẽ tính chi phí đó vào hóa đơn của bạn, trong khi những đơn vị khác áp dụng chính sách “zero shrinkage” và chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu có mất mát xảy ra. Nắm rõ chính sách này từ đầu không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí tốt hơn, mà còn phản ánh mức độ cam kết của nhà cung cấp trong việc quản lý hàng hóa một cách nghiêm túc và minh bạch.

Top 5 nhà cung cấp dịch vụ Ecommerce Fulfillment được Seller yêu thích

Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng, tuy nhiên không phải nhà cung cấp nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Dưới đây là 5 cái tên được đánh giá cao về năng lực vận hành, độ tin cậy và quy mô hỗ trợ, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp thương mại điện tử đang tìm kiếm đối tác chuyên nghiệp.

FedEx

FedEx là một trong những thương hiệu logistics toàn cầu nổi bật, được tin dùng nhờ hệ thống kho bãi rộng khắp và khả năng giao hàng nhanh chóng. Với các trung tâm hoàn tất được phân bố chiến lược trên khắp nước Mỹ, FedEx mang lại lợi thế lớn về thời gian vận chuyển. Ngoài ra, họ cung cấp đa dạng các phương thức giao hàng – từ express đến standard – cho phép doanh nghiệp linh hoạt theo từng nhóm khách hàng và chiến dịch bán hàng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các thương hiệu lớn cần độ phủ kho rộng và dịch vụ logistics chuẩn quốc tế.

FBA

FBA (Fulfillment by Amazon) là giải pháp hoàn tất nội bộ nổi tiếng từ Amazon, cho phép người bán lưu trữ hàng tại hệ thống kho khổng lồ của Amazon. Không chỉ xử lý khâu lưu kho, đóng gói và vận chuyển, Amazon còn hỗ trợ dịch vụ khách hàng và hoàn trả – mang đến một trải nghiệm trọn gói. Việc tham gia FBA cũng giúp sản phẩm của bạn đủ điều kiện cho chương trình Prime – một lợi thế lớn trong việc tiếp cận tệp khách hàng mua sắm thường xuyên. Tuy nhiên, chi phí FBA có thể cao hơn so với các đối tác khác, và bạn sẽ có ít quyền kiểm soát hơn đối với quy trình fulfillment.

UPS

UPS cũng là một tên tuổi lớn trong ngành logistics với dịch vụ ecommerce fulfillment toàn diện. UPS hỗ trợ từ khâu quản lý kho, xử lý đơn hàng đến quản lý hàng hoàn. Nhờ mạng lưới trung tâm phân phối toàn cầu và kinh nghiệm lâu năm trong ngành, UPS là lựa chọn vững chắc cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm sự ổn định, dịch vụ khách hàng tốt và khả năng xử lý khối lượng đơn lớn trong thời gian ngắn.

Shipbob

ShipBob là một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba hàng đầu hiện nay, đặc biệt tập trung vào lĩnh vực hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử. Với hơn 50 trung tâm hoàn tất trên toàn cầu, ShipBob có khả năng cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng – bao gồm cả giao hàng trong hai ngày – đáp ứng tốt kỳ vọng ngày càng cao từ khách hàng trực tuyến. Một trong những thế mạnh nổi bật của ShipBob là khả năng tích hợp mượt mà với các nền tảng thương mại điện tử phổ biến như Shopify, Amazon và BigCommerce, cho phép doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và đơn hàng hiệu quả hơn. ShipBob đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm giải pháp fulfillment có khả năng mở rộng nhanh chóng và linh hoạt theo nhu cầu tăng trưởng.

Keys Logistics

Keys Logistics, trong khi đó, là một nhà cung cấp dịch vụ fulfillment quốc tế có lợi thế vượt trội về mạng lưới kho bãi và công nghệ. Công ty cung cấp giải pháp kho bãi và hoàn tất đơn hàng tại các thị trường lớn như Mỹ, Anh và châu Âu, đồng thời chuyên xử lý các đơn hàng đơn lẻ cho các nền tảng thương mại điện tử hàng đầu như TikTok, SHEIN, Temu cũng như các cửa hàng độc lập. Keys Logistics tích hợp các dịch vụ như vận chuyển đa phương thức, theo dõi đơn hàng thời gian thực, và đồng bộ trực tiếp với các nền tảng bán hàng, giúp đảm bảo quy trình hoàn tất diễn ra liền mạch, chính xác và hiệu quả. Với cách tiếp cận linh hoạt, ứng dụng công nghệ tiên tiến và đội ngũ giàu kinh nghiệm, Keys Logistics trở thành lựa chọn chiến lược cho các doanh nghiệp đang mở rộng ra thị trường quốc tế hoặc cần tối ưu hóa hiệu suất logistics mà vẫn đảm bảo trải nghiệm khách hàng cao cấp.

Những thách thức trong Ecommerce Fulfillment

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử hiện đại không chỉ đơn thuần là giao hàng đúng hẹn. Trong bối cảnh khách hàng ngày càng yêu cầu cao về tốc độ và trải nghiệm, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức đáng kể trong quá trình vận hành. Dưới đây là các vấn đề phổ biến nhất:

• Tốc độ giao hàng chậm: Người tiêu dùng ngày nay mong đợi giao hàng nhanh chóng, thậm chí trong ngày hoặc ngày hôm sau. Nếu quy trình hoàn tất không được tối ưu, sự chậm trễ sẽ gây thất vọng và làm mất khách hàng vào tay đối thủ.
• Quản lý hàng tồn kho: Đảm bảo độ chính xác tồn kho trên nhiều kênh bán hàng (omnichannel) là điều tối quan trọng. Nếu thông tin tồn kho không đồng bộ, dễ xảy ra tình trạng hết hàng (out-of-stock) hoặc tồn kho dư thừa – cả hai đều ảnh hưởng tiêu cực đến chi phí và trải nghiệm khách hàng.
• Quy trình hoàn trả phức tạp: Tỷ lệ hoàn trả hàng trong thương mại điện tử khá cao. Nếu doanh nghiệp không có quy trình xử lý hoàn trả nhanh, minh bạch và thuận tiện, sẽ gây tổn thất tài chính và làm giảm uy tín thương hiệu.
• Chi phí giao hàng cuối cùng: Giao hàng đến tận tay người tiêu dùng là giai đoạn tốn kém nhất trong chuỗi cung ứng. Đây cũng là phần dễ phát sinh rủi ro, đặc biệt tại các khu vực xa trung tâm, khiến chi phí logistics tăng vọt.
• Độ tích hợp công nghệ: Nếu hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), phần mềm bán hàng và nền tảng hoàn tất không kết nối tốt, dễ dẫn đến lỗi đơn hàng, sai sót tồn kho và gián đoạn thông tin giữa các bộ phận.
• Sự tăng trưởng của mã SKU: Khi doanh nghiệp mở rộng danh mục sản phẩm, số lượng SKU tăng mạnh khiến việc kiểm soát tồn kho, chọn – đóng gói, và xử lý đơn hàng trở nên phức tạp. Nếu không có hệ thống phù hợp, dễ dẫn đến lỗi và chậm trễ trong quá trình hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp về Ecommerce Fulfillment

Trung tâm hoàn tất đơn hàng là gì?

Trung tâm hoàn tất thương mại điện tử là một kho bãi chuyên biệt được sử dụng để lưu trữ sản phẩm và quản lý logistics trong quá trình xử lý đơn hàng. Các hoạt động bao gồm chọn hàng (picking), đóng gói (packing), và giao hàng (shipping) trực tiếp đến khách hàng. Mục tiêu của trung tâm này là tối ưu tốc độ và độ chính xác trong giao hàng.

Fulfillment Partner là gì?

Đối tác hoàn tất là một công ty logistics bên thứ ba (3PL) chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng cho doanh nghiệp thương mại điện tử. Điều này bao gồm lưu kho, đóng gói, giao hàng và xử lý hoàn trả. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách thuê ngoài cho đối tác chuyên nghiệp.

Tôi có nên thuê ngoài đơn vị Ecommerce Fulfillment không?

Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tăng trưởng nhanh, gặp khó khăn trong xử lý đơn hàng nội bộ hoặc muốn tập trung vào marketing và phát triển sản phẩm, thuê ngoài dịch vụ hoàn tất sẽ là lựa chọn hiệu quả để mở rộng quy mô mà không cần đầu tư hạ tầng riêng.

Chi phí Ecommerce Fulfillment là bao nhiêu?

Chi phí thay đổi tùy theo nhà cung cấp và khối lượng đơn hàng. Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm:

• Phí lưu trữ hàng tồn kho (theo pallet/kệ)

• Phí chọn & đóng gói đơn hàng

• Vật liệu đóng gói (hộp, túi, giấy lót, v.v.)

• Cước vận chuyển

• Phí xử lý hoàn trả (nếu có)
  Để xác định tổng chi phí, bạn nên yêu cầu báo giá chi tiết từ nhà cung cấp và so sánh theo nhu cầu thực tế.

Sự khác biệt giữa Ecommerce và Ecommerce Fulfillment là gì?

• Ecommerce là toàn bộ hoạt động kinh doanh bán hàng trực tuyến, bao gồm tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng, v.v.

• Ecommerce Fulfillment là một phần trong hệ sinh thái đó – tập trung vào khâu hậu cần: lưu trữ, xử lý và giao hàng hóa đến tay người mua.

Khác biệt giữa Ecommerce Fulfillment và shipping là gì?

• Ecommerce Fulfillment bao gồm toàn bộ quy trình: nhận hàng, lưu kho, chọn – đóng gói – giao hàng và xử lý hoàn trả.

• Shipping chỉ là một phần trong fulfillment – cụ thể là giai đoạn vận chuyển hàng từ kho đến địa chỉ khách hàng.

Dịch vụ hoàn tất thương mại điện tử đóng vai trò trung tâm trong việc đảm bảo trải nghiệm mua sắm mượt mà cho khách hàng. Từ tốc độ giao hàng, độ chính xác trong đóng gói, cho đến quy trình hoàn trả thuận tiện – tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

Bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để tối ưu hóa quy trình fulfillment? Hãy liên hệ với Keys Logistics – chúng tôi hỗ trợ bạn mở rộng thị trường, tối ưu chi phí, và nâng cao trải nghiệm người mua trên toàn cầu.