Order Fulfillment Là Gì? Tầm Quan Trọng & Quy Trình Thực Hiện

Order fulfillment (thực hiện đơn hàng) là một chức năng logistics quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng, hiệu quả hoạt động và khả năng mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Từ việc nhận hàng tồn kho đến giao hàng tận nơi và quản lý trả hàng, một quy trình hoàn tất đơn hàng được tối ưu hóa tốt có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu order fulfillment là gì, tại sao nó quan trọng, các bước chính liên quan và cách vượt qua những thách thức thường gặp – cùng với các thực tiễn tốt nhất và mô hình fulfillment để xem xét cho các hoạt động của bạn.

Order Fulfillment là gì?

Order fulfillment là quy trình logistics toàn diện bao gồm việc nhận, xử lý và giao hàng cho khách hàng. Nó bao gồm một loạt các hoạt động – từ quản lý hàng tồn kho, chọn hàng, đóng gói, vận chuyển đến xử lý trả hàng – đảm bảo rằng sản phẩm đúng được giao đến tay khách hàng một cách kịp thời và chính xác. Dù được quản lý nội bộ hay thông qua một mạng lưới phân phối đa tầng, order fulfillment đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả chuỗi cung ứng và sự hài lòng của khách hàng. Đối với các doanh nghiệp ở mọi quy mô, mục tiêu cuối cùng là giao mỗi đơn hàng một cách nhanh chóng, đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí, biến một giao dịch thành trải nghiệm giao hàng thành công.

Order fulfillment là quy trình hoàn chỉnh bao gồm việc lưu trữ, chọn hàng, đóng gói và giao hàng để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và chính xác đến khách hàng (Nguồn: Internet)

Tại sao Order Fulfillment lại quan trọng? Lợi ích

Trong lĩnh vực bán lẻ hiện nay, khách hàng mong đợi những lựa chọn giao hàng nhanh chóng, đáng tin cậy và linh hoạt. Một quy trình order fulfillment hiệu quả không chỉ là hoạt động ở hậu trường – mà còn định hình trải nghiệm của khách hàng và ảnh hưởng đến hành vi mua sắm. Trên thực tế, quy trình hoàn tất đơn hàng kém có thể dẫn đến mất doanh thu, giảm lòng trung thành với thương hiệu và tăng tỷ lệ bỏ giỏ hàng. Ngược lại, một hệ thống order fulfillment được tối ưu hóa tốt có thể giúp doanh nghiệp của bạn cạnh tranh và phát triển. Những lợi ích chính bao gồm:

Cải thiện việc giữ chân khách hàng: Giao hàng nhanh chóng và đúng hẹn gia tăng niềm tin và sự hài lòng, làm tăng khả năng mua lại và những đánh giá tích cực.
Giảm tỷ lệ bỏ giỏ hàng: Việc cung cấp các tùy chọn giao hàng linh hoạt – từ giao hàng ngày tiếp theo đến giao hàng tiết kiệm – khuyến khích nhiều lần chuyển đổi hơn bằng cách đáp ứng các mong đợi đa dạng của khách hàng.
Giảm chi phí vận chuyển và hoạt động: Tối ưu hóa quy trình làm việc trong kho và tận dụng các chiến lược định tuyến thông minh có thể giảm đáng kể chi phí giao hàng tận nơi và giảm thiểu lãng phí.
Mở rộng thị trường toàn cầu: Với các hệ thống fulfillment có khả năng mở rộng và đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể tự tin phục vụ các thị trường quốc tế, mở rộng phạm vi mà không làm giảm tiêu chuẩn giao hàng.
Tập trung hơn vào sự tăng trưởng: Tự động hóa và tối ưu hóa quá trình hoàn tất đơn hàng cho phép đội ngũ chuyển năng lượng của họ vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp như tiếp thị, phát triển sản phẩm và tương tác với khách hàng.

Thách thức trong Order Fulfillment

Dù đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, order fulfillment thường gặp phải nhiều thách thức có thể ảnh hưởng đến hiệu quả, sự hài lòng của khách hàng và lợi nhuận. Những thách thức này xuất phát từ nhiều khoảng trống về hoạt động và chiến lược trong quy trình hoàn tất đơn hàng. Các trở ngại chính bao gồm:

Vấn đề quản lý hàng tồn kho: Thiếu hàng có thể dẫn đến doanh số bị mất và niềm tin của khách hàng bị suy giảm, trong khi tồn kho vượt mức gia tăng chi phí lưu trữ và rủi ro về hàng tồn kho. Tìm ra sự cân bằng đúng yêu cầu sự nhìn thấy hàng tồn kho theo thời gian thực và dự báo nhu cầu chính xác.
Định kế nhu cầu không chính xác: Dự báo nhu cầu kém có thể dẫn đến tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt hàng. Cả hai đều ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng phản ứng với nhu cầu thị trường, làm cho việc định kế nhu cầu trở nên thiết yếu cho sự thành công trong hoàn tất đơn hàng.
Vấn đề logistics và giao hàng: Hàng hóa bị hỏng, giao hàng muộn, hoặc thất bại trong việc đóng gói đều ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của khách hàng. Đảm bảo giao hàng tận nơi nhanh chóng, đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí là một thách thức trong logistics mà nhiều doanh nghiệp cần giải quyết.
Gián đoạn chuỗi cung ứng: Việc phụ thuộc quá mức vào các nhà cung cấp hoặc khu vực địa lý duy nhất có thể dẫn đến những điểm yếu. Các gián đoạn – từ thiên tai đến các vấn đề địa chính trị – làm nổi bật sự cần thiết phải có các chiến lược thực hiện chuỗi cung ứng có khả năng phục hồi.
Tích hợp công nghệ: Quy trình order fulfillment hiệu quả yêu cầu sự phối hợp liên tục giữa các hệ thống như quản lý kho (WMS), quản lý vận tải (TMS) và phần mềm quản lý đơn hàng (OMS). Các công cụ bị phân mảnh hoặc lỗi thời có thể dẫn đến sự kém hiệu quả và tách biệt dữ liệu.

Thiếu hàng có thể dẫn đến doanh số bị mất và niềm tin của khách hàng bị suy giảm, trong khi tồn kho vượt mức gia tăng chi phí lưu trữ và rủi ro về hàng tồn kho (Nguồn: Internet)

Quy trình order fulfillment diễn ra như thế nào?

Quy trình order fulfillment là một quy trình logistics nhiều bước để đảm bảo khách hàng nhận được đơn hàng một cách chính xác, được xử lý, được vận chuyển và – nếu cần – được trả lại. Quy trình này thường diễn ra tại một hoặc nhiều trung tâm phân phối và tích hợp các chức năng chính như kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, kho bãi, vận chuyển và hỗ trợ khách hàng. Dưới đây là phân tích từng giai đoạn:

Nhận hàng tồn kho (Receiving Inventory): Hàng hóa được nhận từ các nhà cung cấp, phòng ban nội bộ hoặc các nguồn bên thứ ba và được kiểm tra, đếm và gán mã vạch cẩn thận. Tài liệu đúng và xác minh SKU đảm bảo độ chính xác và sự sẵn sàng của hàng tồn kho ngay từ đầu.
Lưu trữ hàng tồn kho (Inventory Storage): Sản phẩm được lưu trữ ngắn hoặc dài hạn dựa trên nhu cầu. Bố trí kho hiệu quả, hệ thống vị trí kệ và quét mã vạch cho phép nhanh chóng lấy hàng trong quá trình chọn và bổ sung hàng.
Xử lý đơn hàng (Order Processing): Khi một đơn hàng được đặt, phần mềm quản lý đơn hàng (OMS) tự động khởi động quy trình hoàn tất. Hệ thống tạo danh sách chọn hàng và phối hợp với cơ sở dữ liệu hàng tồn kho để đảm bảo độ chính xác theo thời gian thực.
Soạn hàng (Picking): Nhân viên kho hoặc hệ thống tự động tìm kiếm và chọn sản phẩm theo phiếu đóng gói. Độ chính xác trong giai đoạn này là rất quan trọng để tránh lựa chọn sai, điều này có thể dẫn đến việc trả hàng tốn kém và sự không hài lòng của khách hàng.
Đóng gói (Packing): Các sản phẩm được đóng gói bằng các vật liệu giúp giảm khối lượng trọng lượng, đảm bảo giao hàng tiết kiệm chi phí. Nhãn trả hàng và tài liệu thường được bao gồm để tạo điều kiện cho việc trả hàng nếu cần.
Vận chuyển (Shipping): Các đơn hàng đã đóng gói sẽ được chuyển đến các đơn vị vận chuyển đã chọn – như UPS, FedEx hoặc USPS – dựa trên chi phí, tốc độ và địa điểm. Các đơn vị vận chuyển tính phí sử dụng trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng khối, đây là lý do tại sao việc đóng gói hiệu quả là rất quan trọng.
Giao hàng (Delivery): Các lô hàng có thể đi qua nhiều đơn vị vận chuyển trong quá trình vận chuyển. Các phương pháp hỗn hợp thường được sử dụng, đặc biệt cho giao hàng tận nơi ở vùng hẻo lánh, nơi các dịch vụ bưu chính quốc gia thường cung cấp phạm vi phủ sóng đáng tin cậy nhất.
Xử lý hoàn trả hàng (Returns Processing): Các sản phẩm trả hàng được kiểm tra về tình trạng và tính phù hợp để tái lưu trữ. Tùy thuộc vào kết quả, các mặt hàng sẽ được trả lại kho, gửi lại cho nhà cung cấp hoặc xử lý tái chế. Kiểm soát chất lượng trong giai đoạn này giúp bảo vệ tính toàn vẹn của hàng tồn kho và giảm thiểu thất thoát.

4 Mẹo để tối ưu quy trình order fulfillment

Một quy trình order fulfillment được tinh giản là cần thiết để cung cấp dịch vụ nhanh chóng, đáng tin cậy và duy trì vị thế cạnh tranh trong thị trường. Việc thực hiện các thực hành tốt nhất sau đây có thể cải thiện đáng kể độ chính xác, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng trên toàn chuỗi cung ứng của bạn:

Chọn mô hình fulfillment đúng: Chọn một chiến lược fulfillment – cho dù là nội bộ, thuê ngoài hay lai – phù hợp với loại sản phẩm, kênh bán hàng và khối lượng đơn hàng của bạn. Nếu bạn cung cấp các sản phẩm tùy chỉnh hoặc đặt hàng theo yêu cầu, hãy đảm bảo rằng các hoạt động fulfillment của bạn có thể hỗ trợ được độ phức tạp này mà không gây ra sự chậm trễ.
Tận dụng dữ liệu theo thời gian thực: Sử dụng công nghệ để có cái nhìn rõ ràng về hàng tồn kho và dự báo nhu cầu chính xác. Một cách tiếp cận dựa trên dữ liệu giúp bạn đưa ra quyết định mua sắm thông minh hơn, giảm thiếu hụt tồn kho hoặc tồn kho dư, và cải thiện khả năng phản ứng với nhu cầu thị trường tổng thể.
Cải thiện sự giao tiếp trên toàn chuỗi: Giao tiếp minh bạch xây dựng niềm tin. Sử dụng theo dõi đơn hàng theo thời gian thực và đặt ra kỳ vọng giao hàng rõ ràng với khách hàng. Chính sách trả hàng rõ ràng và các cập nhật nổi bật về trạng thái lô hàng cũng góp phần tạo ra trải nghiệm mua hàng suôn sẻ hơn.
Đầu tư vào tự động hóa: Các công cụ tự động hóa – như robot di động hợp tác và hệ thống kho hàng hỗ trợ AI – có thể tăng cường đáng kể hiệu quả picking và giảm sai sót do con người. Những công nghệ này tối ưu hóa lộ trình, hướng dẫn nhân viên và hỗ trợ cho sự phát triển quy mô trong các hoạt động order fulfillment của bạn.

Tận dụng công nghệ cho việc theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và dự báo nhu cầu thông minh để giảm thiểu thiếu hụt và tồn kho dư (Nguồn: Internet) — Tận dụng công nghệ cho việc theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và dự báo nhu cầu thông minh để giảm thiếu hụt và tồn kho dư (Nguồn: Internet)

4 loại hình order fulfillment

Việc chọn mô hình order fulfillment phù hợp là rất quan trọng để đồng bộ hóa hoạt động logistics với mục tiêu kinh doanh, loại sản phẩm và giai đoạn phát triển. Mỗi phương pháp fulfillment mang lại những lợi ích và mức độ kiểm soát khác nhau. Dưới đây là bốn loại phổ biến nhất trong order fulfillment mà các doanh nghiệp hiện đại thường sử dụng:

Order fulfillment nội bộ (In-house order fulfillment): Trong mô hình này, doanh nghiệp tự xử lý toàn bộ quy trình fulfillment – từ lưu trữ hàng tồn kho cho đến đóng gói và gửi hàng. Mô hình này mang lại sự kiểm soát hoàn toàn và phù hợp với các công ty đã được thiết lập có kho bãi và nhân viên riêng. Nhiều startup cũng bắt đầu với phương pháp này vì chi phí đầu tư thấp.
Order fulfillment bởi bên thứ ba (Third-party order fulfillment): Còn được gọi là logistics bên thứ ba (3PL), phương pháp này liên quan đến việc hợp tác với nhà cung cấp fulfillment để quản lý tất cả các hoạt động logistics. Nhà cung cấp 3PL lưu trữ hàng tồn kho, chọn, đóng gói và gửi hàng thay mặt bạn – lý tưởng cho các công ty không có cơ sở hạ tầng kho bãi hoặc những công ty muốn mở rộng nhanh chóng.
Order Fulfillment Dropshipping: Với dropshipping, các nhà bán lẻ không giữ hàng trong kho. Thay vào đó, khi có đơn hàng, nó sẽ được chuyển đến nhà cung cấp bên thứ ba (thường là nhà sản xuất), người sẽ xử lý việc hoàn tất đơn hàng trực tiếp. Mô hình này tối ưu hóa chi phí cố định và được sử dụng phổ biến bởi các doanh nghiệp thương mại điện tử và các startup.
Order fulfillment kết hợp (Hybrid order fulfillment): Mô hình fulfillment kết hợp hai hoặc nhiều mô hình ở trên để cung cấp sự linh hoạt lớn hơn. Ví dụ, một công ty có thể hoàn tất các mặt hàng có giá trị cao hoặc sản phẩm tùy chỉnh nội bộ, trong khi thuê ngoài các sản phẩm tiêu chuẩn hoặc có khối lượng thấp. Mô hình này hỗ trợ quản lý đơn hàng linh hoạt và rất phù hợp với các doanh nghiệp đang trải qua tăng trưởng nhanh chóng hoặc đa dạng hóa sản phẩm.

Order fulfillment nội bộ cung cấp cho các doanh nghiệp quyền kiểm soát hoàn toàn bằng cách quản lý việc lưu trữ, đóng gói và vận chuyển trong nội bộ (Nguồn: Internet)

Các câu hỏi thường gặp về Order Fulfillment

Order in Fulfillment có nghĩa là gì?

Khi một đơn hàng ở trạng thái Order fulfillment, điều đó có nghĩa là đơn hàng đã được nhận và hiện đang được xử lý để giao hàng. Giai đoạn này bao gồm việc chọn, đóng gói và chuẩn bị đơn hàng để giao cho khách hàng.

Tỷ lệ Order Fulfillment (Order Fulfillment Rate) là gì?

Order fulfillment rate là một chỉ số hiệu suất quan trọng đo lường tỷ lệ phần trăm đơn hàng của khách hàng được hoàn tất thành công trong một khoảng thời gian xác định. Một tỷ lệ hoàn tất cao cho thấy logistics hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình order fulfillment bao gồm những gì?

Quy trình order fulfillment bao gồm tất cả các bước liên quan đến việc nhận, xử lý và giao hàng cho khách hàng. Nó bắt đầu từ việc nhận đơn hàng và kết thúc khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng, bao gồm cả việc xử lý trả hàng nếu cần thiết.

Các bước trong quy trình order fulfillment là gì?

Các bước trong quy trình order fulfillment bao gồm:

Nhận hàng tồn kho
Lưu trữ hàng tồn kho
Quản lý đơn hàng
Chọn hàng
Đóng gói hàng
Vận chuyển đơn hàng
Xử lý trả hàng

Order Fulfilled có nghĩa là gì?

Khi một đơn hàng được đánh dấu là “fulfilled”, điều đó có nghĩa là đơn hàng đã được hoàn tất hoàn toàn, đã được vận chuyển và đang trên đường đến tay khách hàng. Trạng thái này cho thấy rằng người bán đã hoàn thành phần của họ trong giao dịch.

Làm sao để bắt đầu kinh doanh dịch vụ order fulfillment?

Để bắt đầu một doanh nghiệp order fulfillment, bạn cần thực hiện các bước sau:

Tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định đối tượng mục tiêu và lĩnh vực của bạn.
Chọn một mô hình fulfillment (nội bộ, thuê ngoài hoặc lai).
Thiết lập kho bãi hoặc hợp tác với nhà cung cấp logistics bên thứ ba.
Thực hiện một hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi mức tồn kho.
Phát triển một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả để xử lý các đơn hàng của khách hàng.
Thiết lập quan hệ với các đơn vị vận chuyển để có những tùy chọn giao hàng đáng tin cậy.

Đơn giản hóa quá trình order fulfillment cùng Keys Logistics

Tại Keys Logistics, chúng tôi chuyên cung cấp các giải pháp order fulfillment toàn diện được điều chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Với đội ngũ chuyên gia logistics có kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo mỗi giai đoạn của quy trình hoàn tất – từ kho bãi đến giao hàng tận nơi – được thực hiện với sự chính xác và hiệu quả.

Các chuyên gia vận hành kho bãi của chúng tôi tối ưu hóa không gian lưu trữ và cải thiện việc xử lý hàng tồn kho để giảm thiểu chi phí lưu kho. Các chuyên gia vận tải của chúng tôi thiết kế các lộ trình giao hàng hiệu quả cho những chuyến gửi hàng nhanh chóng và đúng thời gian. Với các công nghệ chuỗi cung ứng tiên tiến, đội ngũ công nghệ logistics của chúng tôi cho phép theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và tích hợp quy trình liền mạch.

Chúng tôi cũng cung cấp hỗ trợ đặc biệt cho các mô hình dropshipping, giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử kết nối với các nhà cung cấp, quản lý mức tồn kho và tự động hóa quy trình đặt hàng. Đội ngũ quản lý fulfillment của chúng tôi đảm bảo thực hiện suôn sẻ từ việc nhận hàng đến đóng gói và vận chuyển, giúp bạn tăng tốc độ giao hàng trong khi giảm chi phí hoạt động.

Với đội ngũ dịch vụ khách hàng 24/7, Keys Logistics là đối tác đáng tin cậy của bạn cho các giải pháp order fulfillment có khả năng mở rộng, công nghệ tiên tiến và tập trung vào khách hàng – được thiết kế để thúc đẩy sự phát triển của bạn và đảm bảo thành công lâu dài.

Một chiến lược order fulfillment thực hiện tốt là rất thiết yếu để đáp ứng mong đợi của khách hàng, giảm chi phí vận hành và duy trì tính cạnh tranh trong thị trường hiện nay. Bằng cách hiểu các mô hình fulfillment, tối ưu hóa quy trình cốt lõi và áp dụng các thực tiễn tốt nhất, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả và lòng trung thành của khách hàng. Từ các startup đến các nhà bán lẻ toàn cầu, việc tối ưu hóa fulfillment là yếu tố chính cho sự tăng trưởng lâu dài.

Bạn muốn nâng cao hoạt động fulfillment của mình? Liên hệ với chúng tôi tại Keys Logistics để nhận các giải pháp tùy chỉnh, có khả năng mở rộng nhằm mang lại kết quả thực sự.