Trong bối cảnh thương mại điện tử nhanh chóng hiện nay, việc hoàn tất đơn hàng kịp thời và chính xác là điều cần thiết để xây dựng lòng tin và sự trung thành từ khách hàng. Khi các yêu cầu về giao hàng ngày càng cao, nhiều doanh nghiệp đang phát triển đã chọn outsourced fulfillment để mở rộng hiệu quả mà không làm giảm chất lượng dịch vụ. Cách tiếp cận này cho phép các thương hiệu tập trung vào các hoạt động cốt lõi trong khi khai thác chuyên môn từ các đối tác hoàn tất đơn hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích chính và những điều cần xem xét khi outsourcing chiến lược hoàn tất đơn hàng của bạn.
Outsourced Fulfillment là gì? Định nghĩa
Outsourced fulfillment là một chiến lược logistics trong đó các doanh nghiệp giao phó việc xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho và các hoạt động vận chuyển cho các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng bên thứ ba. Mô hình này không chỉ cung cấp việc giao hàng sản phẩm mà còn hỗ trợ toàn diện để tối ưu hóa hiệu suất chuỗi cung ứng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng chuyên biệt, các doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức logistics phổ biến như tầm nhìn tồn kho, hiệu quả trong khâu giao hàng cuối cùng và chi phí giao hàng biến động. Hơn nữa, các nhà cung cấp có mạng lưới toàn cầu đã được thiết lập giúp mở rộng dễ dàng qua biên giới, điều hướng các quy định hải quan và đảm bảo giao hàng quốc tế nhanh chóng.
Đối với các thương hiệu thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng, outsourced fulfillment là một giải pháp có tính khả thi và tiết kiệm chi phí, giúp giải phóng nguồn lực nội bộ và thúc đẩy sự xuất sắc trong vận hành.
Công ty Outsourced Fulfillment cung cấp những dịch vụ nào?
Các công ty hoàn tất đơn hàng bên thứ ba cung cấp một loạt các dịch vụ toàn diện nhằm tinh giản quy trình logistics cho các doanh nghiệp. Những dịch vụ này bao gồm:
Lưu kho (Warehousing)
Các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất bên thứ ba cung cấp giải pháp lưu trữ an toàn cho tồn kho. Họ quản lý hoạt động kho bãi, đảm bảo rằng sản phẩm được lưu trữ một cách hiệu quả và dễ dàng tiếp cận cho việc xử lý đơn hàng. Điều này bao gồm việc duy trì các mức tồn kho tối ưu và thực hiện các hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả để theo dõi hàng hóa.
Soạn hàng (Picking)
Khi một đơn hàng được nhận, công ty hoàn tất sẽ chịu trách nhiệm chọn các mặt hàng từ kho. Quy trình này bao gồm việc xác định các sản phẩm dựa trên chi tiết đơn hàng và chuẩn bị chúng cho việc đóng gói. Các chiến lược chọn hàng hiệu quả là rất quan trọng để giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh quá trình hoàn tất đơn hàng.
Đóng gói (Packing)
Sau khi các mặt hàng được chọn, chúng sẽ được đóng gói để vận chuyển. Bước này bao gồm việc chọn các vật liệu đóng gói phù hợp để bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển và đảm bảo tất cả các mặt hàng được đóng gói một cách an toàn. Việc đóng gói đúng cách là rất cần thiết để duy trì tính toàn vẹn của sản phẩm và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Vận chuyển (Shipping)
Vận chuyển là một thành phần quan trọng của quy trình hoàn tất đơn hàng. Các nhà cung cấp bên thứ ba phối hợp logistics để vận chuyển các đơn hàng đến tay khách hàng, thường tận dụng các mối quan hệ với nhiều hãng vận chuyển để cung cấp mức giá và tùy chọn giao hàng cạnh tranh. Họ quản lý toàn bộ quy trình vận chuyển, từ việc tạo nhãn đến theo dõi các lô hàng.
Xử lý hàng hoàn trả (Returns processing)
Xử lý các đơn trả hàng một cách hiệu quả là rất quan trọng để duy trì sự hài lòng của khách hàng. Các công ty hoàn tất đơn hàng bên thứ ba quản lý quy trình trả hàng bằng cách kiểm tra các mặt hàng đã được trả, xử lý các khoản hoàn tiền hoặc đổi hàng, và tái nhập kho sản phẩm khi cần. Dịch vụ này giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất liên quan đến trả hàng và cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể.
Lợi ích của Outsourced Fulfillment
Outsourced fulfillment mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hoạt động logistics của mình. Dưới đây là một số lợi ích chính:
Tiết kiệm chi phí & tăng năng suất
Một trong những lợi ích chính của việc thuê ngoài hoàn tất đơn hàng là khả năng tiết kiệm chi phí đáng kể. Bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp logistics bên thứ ba (3PL), các doanh nghiệp có thể loại bỏ các chi phí liên quan đến duy trì kho bãi, nhân sự, và trang thiết bị trong nội bộ. Các nhà cung cấp 3PL thường đạt được lợi ích từ quy mô, cho phép họ thương lượng mức giá giao hàng tốt hơn và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động, điều này dẫn đến chi phí hoàn tất đơn hàng tổng thể thấp hơn.
Tăng khả năng mở rộng cho doanh nghiệp
Outsourced fulfillment mang lại cho các doanh nghiệp linh hoạt để mở rộng hoạt động theo nhu cầu. Điều này đặc biệt hữu ích trong các mùa cao điểm hoặc thời kỳ khuyến mãi khi khối lượng đơn hàng có thể dao động mạnh mẽ. Các công ty có thể dễ dàng điều chỉnh năng lực hoàn tất của mình mà không cần đầu tư lâu dài vào cơ sở hạ tầng, cho phép họ phản ứng nhanh chóng với các thay đổi trên thị trường.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Bằng cách thuê ngoài hoàn tất đơn hàng, các doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng. Các nhà cung cấp 3PL thường có năng lực logistics tiên tiến, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng, xử lý đơn hàng chính xác và thông tin theo dõi đáng tin cậy. Những cải tiến này góp phần vào sự hài lòng cao hơn của khách hàng và có thể dẫn đến sự trung thành và tái kinh doanh ngày càng tăng.
Tiếp cận công nghệ & chuyên môn cao
Các công ty hoàn tất bên thứ ba mang lại chuyên môn đặc biệt và công nghệ tiên tiến vào quy trình. Họ sử dụng các hệ thống quản lý tồn kho tinh vi, quy trình xử lý đơn hàng tự động, và các công cụ phân tích dữ liệu mà nhiều doanh nghiệp có thể không có đủ nguồn lực để triển khai. Việc tiếp cận chuyên môn và công nghệ này có thể tinh giản hoạt động và cải thiện hiệu suất tổng thể.
Giảm rủi ro & trách nhiệm pháp lý
Outsourcing fulfillment có thể giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến quản lý tồn kho và vận chuyển. Các nhà cung cấp 3PL có các quy trình và chính sách bảo hiểm để xử lý hàng bị mất hoặc hư hỏng, điều này có thể bảo vệ các doanh nghiệp khỏi những trách nhiệm tiềm tàng. Ngoài ra, bằng cách đa dạng hóa mạng lưới hoàn tất của mình, các công ty có thể giảm thiểu sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, từ đó giảm thiểu rủi ro.
Những thách thức của Outsourced Fulfillment
Outsourced fulfillment đã trở thành một chiến lược phổ biến cho nhiều doanh nghiệp muốn tinh giản hoạt động logistics của mình. Tuy nhiên, nó cũng có những bất lợi cần được xem xét cẩn thận:
- Khó kiểm soát: Outsourcing fulfillment có thể dẫn đến việc mất kiểm soát trực tiếp đối với quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng. Điều này có thể gây khó khăn trong việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng và đáp ứng mong đợi của khách hàng.
- Biến động chi phí: Trong khi việc thuê ngoài có thể tiết kiệm tiền, chi phí có thể dao động dựa trên khối lượng đơn hàng và các khoản phí bổ sung cho các dịch vụ như xử lý đặc biệt hoặc lưu trữ. Điều này có thể làm phức tạp ngân sách.
- Thách thức trong việc đồng bộ: Tích hợp các dịch vụ hoàn tất bên ngoài với các hệ thống hiện có có thể phức tạp. Các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu và đảm bảo thông tin liên lạc liền mạch giữa các nền tảng của họ và hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất.
- Bị phụ thuộc vào bên thứ 3: Dựa vào một nhà cung cấp bên ngoài giới thiệu các rủi ro liên quan đến sự ổn định và độ tin cậy của họ. Bất kỳ gián đoạn nào từ phía họ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp bạn.
- Hạn chế trong việc tùy : Các nhà cung cấp dịch vụ hoàn tất bên ngoài thường cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn hóa, điều này có thể hạn chế khả năng của doanh nghiệp trong việc tùy chỉnh đóng gói hoặc thương hiệu để phù hợp với bản sắc riêng của mình.
Doanh nghiệp bạn có nên sử dụng Outsourced Fulfillment không?
Outsourced fulfillment có thể là một quyết định chiến lược cho nhiều doanh nghiệp, nhưng điều cần thiết là phải đánh giá xem nó có phù hợp với nhu cầu hoạt động và mục tiêu tăng trưởng của bạn hay không. Dưới đây là một số xem xét giúp bạn xác định xem việc thuê ngoài hoàn tất đơn hàng có phải là lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp của bạn hay không.
Khi nào nên thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng (Order Fulfillment)
- Công ty tăng trưởng nhanh: Nếu doanh nghiệp của bạn đang trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng và gặp khó khăn trong việc đáp ứng khối lượng đơn hàng, việc thuê ngoài hoàn tất đơn hàng có thể giúp bạn mở rộng hoạt động một cách hiệu quả. Các nhà cung cấp logistics bên thứ ba (3PL) có thể quản lý nhu cầu tăng cao mà không cần đầu tư vốn lớn vào cơ sở hạ tầng.
- Tài nguyên nhân lực hạn chế: Khi đội ngũ trong nhà của bạn thiếu khả năng hoặc chuyên môn để xử lý logistics hiệu quả, việc thuê ngoài có thể cung cấp quyền truy cập vào kiến thức chuyên môn và công nghệ tiên tiến. Điều này có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót trong xử lý đơn hàng.
- Cần ưu tiên hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp: Nếu quản lý logistics đang làm bạn phân tâm khỏi các chức năng chính của doanh nghiệp như tiếp thị và phát triển sản phẩm, việc thuê ngoài hoàn tất đơn hàng cho phép bạn tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất trong khi để logistics cho các chuyên gia.
- Khả năng tài chính: Nếu các chi phí liên quan đến việc hoàn tất đơn hàng trong nhà đang trở nên quá sức, việc thuê ngoài thường có thể dẫn đến tiết kiệm đáng kể. Các nhà cung cấp 3PL có thể tận dụng quy mô để giảm chi phí vận chuyển và hoạt động, làm cho đây trở thành một lựa chọn tài chính khả thi.
- Thường xuyên biến động đơn hàng: Các doanh nghiệp trải qua biến động mùa vụ trong nhu cầu có thể hưởng lợi từ sự linh hoạt của việc thuê ngoài hoàn tất. Mô hình này cho phép bạn điều chỉnh năng lực logistics của mình dựa trên nhu cầu hiện tại mà không cần cam kết dài hạn.
Khi nào không nên thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng
- Hoạt động quy mô nhỏ: Nếu doanh nghiệp của bạn tương đối nhỏ và có thể quản lý hoàn tất trong nhà mà không gặp phải áp lực lớn, thì việc thuê ngoài có thể không cần thiết. Chi phí liên quan đến việc thuê ngoài có thể vượt quá lợi ích nếu khối lượng đơn hàng của bạn thấp.
- Sở hữu đội ngũ có chuyên môn: Nếu hoàn tất là một thế mạnh cốt lõi của doanh nghiệp bạn và có vai trò quan trọng trong giá trị của bạn, thì triển khai nội bộ tự thực hiện có thể sẽ mang lại lợi ích hơn. Điều này giúp bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn về chất lượng và trải nghiệm khách hàng.
- Giới hạn về ngân sách: Nếu ngân sách của bạn hạn chế và bạn không thể chi trả các khoản phí liên quan đến việc thuê ngoài, có thể khôn ngoan hơn khi duy trì hoạt động trong nhà cho đến khi tình hình tài chính của bạn được cải thiện.
- Có nhu cầu kiểm soát: Các doanh nghiệp ưa thích duy trì sự giám sát trực tiếp đối với quy trình logistics của mình có thể thấy việc thuê ngoài là một thách thức. Thiếu kiểm soát đối với quản lý tồn kho và vận chuyển có thể dẫn đến các vấn đề về chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.
- Có các yêu cầu sản phẩm phức : Nếu sản phẩm của bạn yêu cầu xử lý chuyên biệt về đóng gói mà một nhà cung cấp 3PL có thể không được trang bị để quản lý, có thể tốt hơn khi giữ hoàn tất trong nhà để đảm bảo rằng các nhu cầu cụ thể của bạn được đáp ứng.
Hướng dẫn thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng Outsourced Fulfillment
Việc thuê ngoài hoàn tất đơn hàng có thể nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một cách tiếp cận có cấu trúc để thuê ngoài các nhu cầu hoàn tất của bạn một cách hiệu quả.
Xác định yêu cầu phù hợp với doanh nghiệp
Trước khi hợp tác với một nhà cung cấp logistics bên thứ ba (3PL), điều quan trọng là phải đánh giá các yêu cầu hoàn tất cụ thể của bạn. Xem xét các yếu tố như khối lượng đơn hàng, loại sản phẩm, điểm đến giao hàng và bất kỳ nhu cầu xử lý đặc biệt nào. Việc hiểu rõ những yếu tố này sẽ giúp bạn xác định một đối tác hoàn tất phù hợp với mục tiêu hoạt động và mong đợi của khách hàng.
Lựa chọn đối tác Outsourced Fulfillment phù hợp
Việc lựa chọn đối tác hoàn tất phù hợp yêu cầu nghiên cứu và đánh giá kỹ lưỡng. Tìm kiếm một nhà cung cấp 3PL có kinh nghiệm trong ngành của bạn và có thể cung cấp các dịch vụ bạn cần, chẳng hạn như quản lý tồn kho, tùy chọn giao hàng và xử lý trả hàng. Hơn nữa, hãy xem xét khả năng công nghệ của họ, vì một hệ thống mạnh mẽ có thể nâng cao khả năng theo dõi đơn hàng và tầm nhìn tồn kho.
Đánh giá và so sánh các nhà cung cấp 3PL để chọn đơn vị tốt nhất
Một khi bạn đã có danh sách các nhà cung cấp 3PL tiềm năng, hãy đánh giá họ dựa trên các tiêu chí chính như chi phí, dịch vụ cung cấp, địa điểm và đánh giá của khách hàng. Việc yêu cầu các đề xuất và so sánh cấu trúc giá của họ, mức dịch vụ và bất kỳ khoản phí bổ sung nào có thể rất hữu ích. Tiến hành thăm quan thực tế hoặc trực tuyến cũng có thể cung cấp thông tin về khả năng hoạt động và văn hóa của họ.
Chuẩn bị các thông tin cần thiết để làm việc với đối tác 3PL
Khi tiếp cận một nhà cung cấp 3PL, hãy chuẩn bị để trả lời một số câu hỏi liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp bạn. Họ có thể hỏi về khối lượng đơn hàng, đặc điểm sản phẩm, mùa cao điểm và quy trình logistics hiện tại. Cung cấp thông tin chi tiết và chính xác sẽ giúp nhà cung cấp 3PL đánh giá nhu cầu của bạn và đề xuất các giải pháp phù hợp.
Kết nối các kênh bán hàng & gửi hàng tồn kho đến kho
Sau khi chọn đối tác 3PL, bước tiếp theo là tích hợp các kênh bán hàng của bạn với hệ thống của họ. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập API hoặc sử dụng các giải pháp phần mềm để đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho và đơn hàng của bạn. Khi việc tích hợp hoàn tất, bạn có thể bắt đầu gửi hàng tồn kho đến trung tâm hoàn tất, đảm bảo rằng mức hàng tồn kho được quản lý hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
So sánh chi phí của Outsourced Fulfillment với In-house Fulfillment
Chi phí hoàn tất trong nhà thay đổi tùy theo các yếu tố như tiền thuê kho, lao động, tiện ích, vật liệu đóng gói và hệ thống công nghệ. Các doanh nghiệp phải đầu tư ban đầu vào cơ sở hạ tầng và chịu các chi phí hoạt động thường xuyên. Theo ShipBob (2024), chi phí hoàn tất trong nhà có thể dao động từ 3 đến 10 đô la mỗi đơn hàng, không bao gồm các khoản chi phí thiết lập và chi phí cơ sở cố định.
Mặt khác, outsourced fulfillment thường hoạt động theo mô hình trả theo mức sử dụng, với mức giá dựa trên lưu trữ, phí chọn và đóng gói, cùng với chi phí vận chuyển. Mặc dù các nhà cung cấp như FulfillmentCompanies.net báo cáo các khoản phí chọn và đóng gói trung bình dao động từ 1,50 đến 3,00 đô la mỗi đơn hàng, có thể có các khoản phí bổ sung cho việc tiếp nhận, trả hàng và các dịch vụ kitting. Tuy nhiên, mô hình này giúp chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi, cung cấp khả năng mở rộng và độ dự đoán chi phí khi doanh nghiệp phát triển.
Outsourced Fulfillment với In-House Fulfillment: Lựa chọn nào phù hợp với doanh nghiệp bạn?
Việc chọn giữa outsourced fulfillment và in-house fulfillment phụ thuộc vào khả năng hoạt động của bạn, khối lượng đơn hàng và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. In-house fulfillment cung cấp toàn quyền kiểm soát đối với tồn kho, đóng gói và trải nghiệm khách hàng, điều này làm cho nó phù hợp với các thương hiệu có nhu cầu tùy chỉnh cụ thể hoặc khối lượng đơn hàng ổn định. Tuy nhiên, nó đòi hỏi đầu tư lớn vào kho bãi, nhân sự và cơ sở hạ tầng công nghệ.
Ngược lại, outsourced fulfillment mang lại sự linh hoạt và khả năng mở rộng, đặc biệt là cho các doanh nghiệp thương mại điện tử đang phát triển nhanh hoặc các doanh nghiệp bước vào thị trường mới. Các nhà cung cấp logistics bên thứ ba (3PL) có thể giảm chi phí cố định, tăng tốc thời gian giao hàng thông qua kho bãi phân tán, và cho phép các doanh nghiệp tập trung vào các thế mạnh cốt lõi như tiếp thị và phát triển sản phẩm. Theo Shopify (2024), các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hoàn tất bên ngoài thường đạt được tốc độ giao hàng nhanh hơn và chi phí hoàn tất trung bình thấp hơn so với việc duy trì hoạt động trong nhà.
Outsourced Fulfillment chuyên nghiệp cùng Keys Logistics
Tại Keys Logistics, chúng tôi cung cấp các dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) toàn diện được thiết kế để tinh giản hoạt động hoàn tất đơn hàng của bạn – từ việc nhận hàng tồn kho, chọn lựa, đến đóng gói và giao hàng cuối cùng. Bằng cách thuê ngoài hoàn tất cho đội ngũ chuyên gia của chúng tôi, các doanh nghiệp có thể phân bổ lại nguồn lực nội bộ vào các hoạt động tập trung vào tăng trưởng, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng và phát triển sản phẩm.
Các giải pháp hoàn tất của chúng tôi là lý tưởng cho các thương hiệu thương mại điện tử, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và các doanh nghiệp đang phát triển tìm kiếm việc mở rộng mà không phải gánh nặng đầu tư vào kho bãi hoặc lao động bổ sung. Với cơ sở hạ tầng được quản lý chuyên nghiệp, chúng tôi giúp bạn:
- Tăng tốc thời gian xử lý đơn hàng và giao hàng
- Giảm chi phí vận hành thông qua mô hình thuê ngoài hiệu quả
- Đảm bảo theo dõi tồn kho chính xác và giao hàng đúng hạn
Bằng cách hợp tác với Keys Logistics, bạn sẽ có được một hệ thống hoàn tất đáng tin cậy giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng từ đầu đến cuối – cho phép bạn mở rộng một cách tự tin và bền vững.
Việc thuê ngoài hoàn tất đơn hàng của bạn có thể mở ra những hiệu quả mới, giảm bớt gánh nặng hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng—đặc biệt khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Từ kho bãi đến giao hàng cuối cùng, các nhà cung cấp bên thứ ba cung cấp các giải pháp có khả năng mở rộng, dựa trên công nghệ được thiết kế để phù hợp với nhu cầu của bạn. Dù bạn đang mở rộng vào các thị trường mới hay tinh giản logistics hàng ngày, việc thuê ngoài có thể là lợi thế chiến lược mà doanh nghiệp bạn cần.
Sẵn sàng nâng cao hoạt động hoàn tất của bạn chưa? Liên hệ với chúng tôi tại Keys Logistics để khám phá các giải pháp 3PL linh hoạt được thiết kế để phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
English
中文 (中国)
